Cliniko och HubSpot: En intäktsprognos som en idrottsmedicinsk klinik kan lita på

Det finns ett ögonblick i varje växande klinik då måndagsmorgonens prognoskalkylblad slutar att vara ett verktyg och blir en belastning. Ägaren eller ekonomichefen bygger om det för hand. Utövare är inte synkroniserade med vad det säger. Ledningen argumenterar om fel siffror eftersom de rätta är fyra dagar gamla. Beslut fattas instinktivt.

Ta ett illustrativt exempel. Northpoint Sports Medicine är en hypotetisk enskild klinik med hög volym, 8 läkare och cirka 2,4 miljoner dollar i årlig fakturering. Faktureringen sker i Cliniko. Prognoser och dashboards finns i HubSpot. Varje måndag exporterar ekonomichefen båda, sammanfogar dem i ett kalkylblad, bygger 30/60/90-vyn och skickar runt den via e-post. På onsdag är siffrorna fel. På fredag litar ingen på dem.

Varför de vanliga lösningarna inte fungerar

Standardrådet i den här situationen är att lägga bokföringsprogram, Xero eller QuickBooks, mellan Cliniko och HubSpot, och bygga en prognos ovanpå det. Det fungerar för skatt. Det fungerar inte för att styra verksamheten, eftersom bokföringen registrerar vad som redan har fakturerats eller samlats in, inte vad som står i kalendern. När intäkterna väl landar i bokföringssystemet är chansen att göra något åt det ute.

Det andra vanliga tillvägagångssättet är en separat rapporteringsdashboard byggd från Clinicos data. Det ger ledningen ett snyggt diagram men ingenstans att agera. HubSpot är där din patientaktivitet, marknadsföring och pipeline faktiskt finns. Att dela upp prognosen i ett andra system skapar bara två uppsättningar siffror som ingen helt litar på.

Så fungerar det när Cliniko och HubSpot har kommit i takt

CRMConnect Cliniko till HubSpot håller dina möten och fakturor i takt med HubSpot automatiskt, som två separata strömmar. Möten är din ledande indikator: de visar vilka intäkter som finns i kalendern. Fakturor är dina bekräftade intäkter: de visar vad som fakturerats, betalats eller skrivits av. Kombinera de två och du får en riktig 30/60/90-prognos som uppdateras varje gång något ändras i Cliniko, inte varje gång någon öppnar ett kalkylblad.

Här är vad det ger dig:

• Varje Cliniko-faktura visas i HubSpot med utgivningsdatum, status, nettobelopp, moms, totalsumma, eventuella rabatter och patient, så bekräftade intäkter är alltid aktuella.
• Varje Cliniko-besök visas med datum, läkare, klinikplats, typ och förväntat värde, så att du kan se de bokade intäkterna öka i kalendern.
• Varje patients vårdplansdetaljer, såsom sessionsgränser och återstående kapacitet, är också synliga, vilket förhindrar att prognosen dubbelräknar en patient vars försäkringsplan snart löper ut.

Därifrån blir 30/60/90-prognosen summan av tre saker: intäkter som redan betalats under perioden, fakturerade och väntande intäkter under perioden, och bokade tider under perioden justerade med din historiska ankomst-till-faktureringsfrekvens. Du kan dela upp den per läkare och per verksamhetsområde, initiala bedömningar, uppföljningar, behandlingsblock, paketbesök och se den utvecklas mot prognosen vecka för vecka. Och eftersom varje patients journal innehåller den kampanj som förde in dem, kan du äntligen producera en verklig marknadsföringsrapport: annonsutgifter in, fakturerade intäkter ut.

Hur siffrorna brukar se ut

En klinik som matchar Northpoints profil ser vanligtvis att prognosnoggrannheten förbättras från kalkylbladets baslinje på 75 till 80 procent till runt 90 procent när bokade tider och fakturor flödar in. Dessa siffror är illustrativa, men mönstret håller i sig.

Viktigare än noggrannheten är tidpunkten. Prognosen uppdateras under veckan, så ledningen slutar bråka om förra måndagens siffror och börjar agera på torsdagsmorgonen. Ekonomichefen återhämtar sig fyra till sex timmar i veckan som tidigare gick åt till den manuella ombyggnaden. Och marknadsföringssamtal använder äntligen fakturerade intäkter som mått, istället för ifyllda formulär.

Återkommande vårdpaket utan dubbelräkning

Idrottsmedicin säljer många flerbesökspaket: ett 6-pack med behandlingstillfällen, ett 12-veckors återgångsprogram till idrott, ett postoperativt rehabiliteringsblock. Eftersom varje patients vårdplansdetaljer, inklusive sessionsgränser och återstående kapacitet, är synliga i HubSpot, kan prognosen redovisa paketintäkter när de faktiskt faktureras, vanligtvis i förskott, och undvika att prognostisera framtida sessionsintäkter som redan har betalats för. Utan den insynen i vårdplanen tenderar paketpatienter att räknas två gånger, en gång vid försäljningen och igen vid varje bokad session.

Varför detta är viktigt för din praktik

En pålitlig prognos är en kombination av två saker: bokade tider som din ledande indikator och fakturor som din bekräftade intäkt, där varje patients vårdplaneringskapacitet fungerar som en kontroll av förnuftet. Få alla tre att flyta på innan du oroar dig för dashboards.

Kalkylblad är inte långsamma för att kalkylblad är dåliga. De är långsamma för att de behöver en person som uppdaterar dem. Flytta den uppdateringen till integrationen så försvinner måndagsritualen. Och marknadsföringskonversationer blir bara seriösa när måttet är fakturerad intäkt, inte ifyllda formulär.

Vill du se CRMConnect Cliniko till HubSpot i aktion? Visa API-appens sida.