Báo cáo hàng quý của Hội đồng quản trị quỹ tài trợ được thực hiện nhanh hơn với DonorPerfect và Keap.

Việc lập báo cáo về các quỹ học bổng là công việc tốn nhiều công sức nhất trong hoạt động gây quỹ học bổng, và hầu như không cần đến sự suy nghĩ thực sự. Một cộng tác viên phát triển dành trọn hai ngày mỗi quý để tổng hợp số tiền quyên góp theo từng quỹ, đối chiếu thủ công với dữ liệu tương tác từ một hệ thống khác, định dạng bảng tính cho mỗi học bổng và gửi các tệp PDF qua email cho các chủ tịch ủy ban. Mười ba tuần sau, họ lại làm lại toàn bộ quy trình.

Ban quản trị của bạn không cần công việc khó khăn. Họ cần những con số chính xác. Lý do nó khó khăn rất đơn giản: một hệ thống biết mọi người đã đóng góp bao nhiêu và vào quỹ nào, và một hệ thống khác biết họ đã đọc gì, mở gì và tham dự những sự kiện nào. Việc kết hợp hai nguồn thông tin này bằng tay mỗi quý chính là điểm nghẽn toàn bộ.

Chi phí thực sự của việc điều chỉnh tay là bao nhiêu?

Hai ngày làm việc của nhân viên chuyên môn, bốn lần một năm, tương đương với mười sáu ngày làm việc mỗi năm chỉ để sao chép và dán. Đó là thời gian mà cộng tác viên phát triển của bạn không dành cho việc gọi điện cho nhà tài trợ, thăm hỏi và chăm sóc khách hàng, hoặc các công việc xây dựng mối quan hệ thực sự giúp tăng trưởng quỹ.

Nó cũng rất dễ bị lỗi. Mỗi báo cáo được lập lại thủ công, điều đó có nghĩa là mỗi báo cáo là một cơ hội mới để đảo ngược số liệu, sắp xếp sai khoản quyên góp, hoặc sao chép số liệu của quý trước vào bảng tính của quý này. Học bổng được tài trợ có các điều khoản hạn chế pháp lý phải được thể hiện chính xác trên mọi báo cáo. Một báo cáo quản lý quỹ mà trình bày sai lệch về điều khoản hạn chế không phải là vấn đề ngân sách, mà là vấn đề tuân thủ, và những vấn đề đó có thể dẫn đến mất việc.

Ngoài ra còn có chi phí về thời gian. Các ủy ban quản lý quỹ thường họp vào cuối quý, khi hai tuần gần nhất có ý nghĩa quan trọng nhất: khoản quyên góp lớn từ nhà tài trợ, cam kết tưởng niệm, chuyến thăm đánh giá của chủ tịch hội đồng quản trị. Một báo cáo được xây dựng dựa trên dữ liệu của tuần trước đơn giản là không phản ánh được tình hình hiện tại của quỹ.

Một cách tốt hơn để chuẩn bị báo cáo

CRMConnect kết nối DonorPerfect với Keap để thông tin về quỹ và hoạt động tương tác với nhà tài trợ được hiển thị cùng nhau trên cùng một hồ sơ nhà tài trợ, và được cập nhật tự động.

Mỗi khoản quyên góp đều tự động được chuyển tiếp kèm theo thông tin về quỹ, điều kiện và mục đích. Mỗi học bổng được tài trợ của bạn sẽ trở thành một danh mục rõ ràng, có thể chọn lựa thay vì một ghi chú dạng văn bản tự do. Lịch sử quyên góp của từng nhà tài trợ cho từng quỹ được hiển thị ngay bên cạnh bức tranh tương tác mà Keap đã theo dõi: số lượt mở email, số lần nhấp chuột, số lần tham dự sự kiện. Vì cả hai phần câu chuyện của nhà tài trợ đều nằm ở cùng một nơi, nên việc cập nhật thông tin hàng quý mà trước đây bạn phải làm thủ công giờ đã được thực hiện tự động.

Cách thức hoạt động đối với nhóm của bạn

Hãy hình dung Quỹ Học bổng Summit Scholars Fund, một quỹ học bổng trực thuộc trường đại học tiêu biểu với 38 suất học bổng được tài trợ và 5.200 nhà tài trợ là cựu sinh viên. Dưới đây là báo cáo được trình bày một cách dễ hiểu.

Mỗi học bổng đều có một chế độ xem riêng được lưu lại: mọi nhà tài trợ cho quỹ đó, tổng số tiền họ đã đóng góp trong suốt cuộc đời, ngày tặng quà cuối cùng, hoạt động gần đây nhất và lần tham dự sự kiện gần nhất, tất cả đều hiển thị trên cùng một màn hình. Ngôn ngữ quy định pháp lý cho học bổng đó nằm ngay trong chế độ xem này, giúp chủ tịch hội đồng có thể xem bối cảnh mà không cần phải tìm kiếm.

Một danh sách theo dõi riêng biệt sẽ theo dõi những nhà tài trợ hàng đầu cho mỗi quỹ dựa trên khoảng thời gian kể từ lần tương tác cuối cùng của họ. Bất kỳ ai im lặng trong 90 ngày sẽ kích hoạt một nhiệm vụ cho cán bộ phát triển được chỉ định, vì vậy mối quan hệ nguội lạnh sẽ được phát hiện trong vòng vài tuần thay vì tại cuộc họp hàng quý tiếp theo.

Đến ngày lập báo cáo, cộng tác viên phát triển sẽ mở từng chế độ xem đã lưu, xuất chúng ra và gửi đi. Thời gian chuẩn bị giảm từ mười sáu giờ xuống còn ba hoặc bốn giờ.

Điều này có ý nghĩa gì đối với hoạt động gây quỹ của bạn?

Kết quả tiêu biểu từ các quỹ học bổng tương đương sau khi áp dụng phương pháp này:

• Thời gian chuẩn bị báo cáo hàng quý giảm từ khoảng mười sáu giờ xuống còn khoảng bốn giờ, giảm 75%.
• Các chủ tịch ủy ban báo cáo mức độ hài lòng cao hơn, bởi vì lần đầu tiên mỗi báo cáo học bổng đều bao gồm bối cảnh tham gia, chứ không chỉ là số tiền.
• Nhờ danh sách theo dõi "im lặng 90 ngày", các mối quan hệ với các nhà tài trợ lớn đang nguội lạnh thường bị phát hiện chỉ trong vài tuần thay vì vài quý.
• Việc xem xét tuân thủ hàng năm được thực hiện nhanh hơn vì ngôn ngữ hạn chế được lưu trữ nhất quán thay vì bị chôn vùi trong văn bản.
• Các câu chuyện về từng học bổng do các nhân viên phát triển của bạn viết sẽ được cải thiện, bởi vì dữ liệu về việc quyên góp và dữ liệu về sự tham gia được hiển thị cạnh nhau trong cùng một giao diện thay vì nằm trong một thư mục xuất dữ liệu riêng biệt.

Điều cần lưu ý thẳng thắn là: điều này không loại bỏ việc đánh giá hàng quý của cộng tác viên phát triển. Vẫn cần có người đọc dữ liệu và viết báo cáo. Cái biến mất là khâu xử lý dữ liệu trên bảng tính, chứ không phải khả năng đánh giá. Các quỹ kỳ vọng điều này sẽ thay thế một nhân viên đã thất vọng; các quỹ kỳ vọng điều này sẽ giúp người đó có thêm thời gian gọi điện cho nhà tài trợ và ít thời gian dùng Excel hơn thì hài lòng.

Quản lý nguồn lực và bảo mật thông tin cần được quan tâm. Người nhận học bổng có kỳ vọng về quyền riêng tư khác với người quyên góp. Câu chuyện của người nhận học bổng được sử dụng trong báo cáo luôn phải dựa trên sự đồng ý của người nhận, với quyền rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào. Nhiều trường đại học có chính sách cụ thể về những thông tin có thể được chia sẻ với người quyên góp và thành viên hội đồng, và dữ liệu của người nhận học bổng nên được giữ kín khỏi tầm nhìn của hội đồng theo mặc định, trừ khi các chính sách đó cho phép.

Điều gì giúp giữ gìn nhân tính?

Có một cám dỗ là hướng tới một báo cáo hoàn toàn tự động. Hãy chống lại điều đó. Tự động hóa các con số, tóm tắt mức độ tham gia, các quan điểm theo từng học bổng, danh sách theo dõi. Hãy để phần bình luận tường thuật, phần giải thích lý do tại sao một học bổng hoạt động tốt hơn mong đợi và một học bổng khác lại thiếu kinh phí, cho cộng sự phát triển của bạn. Chủ tịch hội đồng quản trị có thể phân biệt được dữ liệu có ngữ cảnh và dữ liệu không có ngữ cảnh chỉ trong vòng ba mươi giây đầu tiên khi mở báo cáo.

Hãy giữ cho khuyến nghị về quản lý mối quan hệ với nhà tài trợ luôn mang tính cá nhân. Danh sách theo dõi 90 ngày không hoạt động chỉ là một dấu hiệu, chứ không phải là một quyết định. Bước tiếp theo phù hợp đối với một nhà tài trợ lớn không hoạt động phụ thuộc vào những điều mà báo cáo không thể thấy: một khoản đóng góp gần đây bị mất, một sự thay đổi trong cuộc sống đã biết, hoặc một mong muốn về thời gian đã được thảo luận trước đó. Nhân viên phát triển của bạn mới là người đưa ra quyết định đó, chứ không phải bảng điều khiển.

Bạn muốn xem CRMConnect DonorPerfect kết nối với Keap hoạt động như thế nào?

Xem trang Ứng dụng API.