Phân tích hiệu quả gây quỹ từ cộng đồng (Peer-to-Peer Fundraising) với DonorPerfect và Keap

Gây quỹ từ cộng đồng (peer-to-peer) giống như một trận lũ quét. Một cuộc chạy bộ 5km cuối tuần có thể thu về từ 300 đến 800 khoản quyên góp trong vòng 48 giờ, mỗi khoản đều gắn liền với một đội trưởng cụ thể, một kênh cụ thể (một câu chuyện trên Instagram, một tin nhắn nhóm, một email của đội trưởng) và một lời kêu gọi cụ thể. Đến sáng thứ Hai, bạn sẽ có thể biết chính xác mỗi khoản quyên góp đến từ đâu. Trên thực tế, bạn sẽ có một đống hồ sơ được gắn thẻ một nửa và một cộng sự phát triển đang xây dựng bảng tổng hợp từ dữ liệu xuất khẩu.

Số lượng không phải là vấn đề. Vấn đề là tất cả những gì bạn cần để ghi nhận một khoản quyên góp, chiến dịch, lời kêu gọi, người phụ trách, kênh phân phối, đều được ghi lại trong một hệ thống, trong khi việc theo dõi người quyên góp lại nằm trong một hệ thống khác. Khi hai hệ thống đó không được kết nối với nhau, việc ghi nhận khoản quyên góp sẽ bị sai lệch ngay khi khoản quyên góp được ghi nhận.

Việc phân bổ nguồn lực lộn xộn gây ra những tổn thất gì cho bạn?

Khi bạn không thể phân biệt được thuyền trưởng nào đã lái chiếc xe chở món quà nào, ba điều sẽ bị ảnh hưởng.

Bạn không thể cảm ơn người quyên góp một cách đúng mực. Người quyên góp vì hàng xóm nhờ vả nên nhận được lời cảm ơn trực tiếp từ người hàng xóm đó, càng sớm càng tốt. Nếu mất đi sự kết nối với người chủ trì, mỗi lời cảm ơn sẽ nghe như đến từ một người lạ.

Bạn không thể điều hành bảng xếp hạng theo kỳ vọng của các đội trưởng. Các đội trưởng cập nhật thứ hạng của họ mỗi 30 phút trong suốt cuộc chạy bộ hôm thứ Bảy sẽ nhận ra nếu họ đang xem số liệu của ngày hôm qua. Những đội trưởng cảm thấy bị bỏ rơi trong chính sự kiện của mình sẽ ít có khả năng quay lại vào năm sau, và việc tuyển dụng và đào tạo đội trưởng mới là một trong những chi phí định kỳ tốn kém nhất trong hoạt động gây quỹ từ cộng đồng.

Và bạn sẽ không học được gì cả. Nếu không có dữ liệu kênh sạch, "chúng tôi nghĩ Instagram đã hiệu quả" là kết luận tốt nhất bạn có thể đưa ra sau sự kiện, điều đó có nghĩa là việc huấn luyện năm sau chỉ là phỏng đoán.

Một cách tốt hơn để theo dõi mọi món quà

CRMConnect kết nối DonorPerfect với Keap để các thông tin về chiến dịch, lời kêu gọi, kênh và người phụ trách nhóm của mỗi khoản quyên góp được tự động chuyển tiếp và cập nhật kịp thời để sử dụng.

Mỗi đội trưởng trở thành một hạng mục mà báo cáo và email cảm ơn của bạn có thể sử dụng. Các đội trưởng mới được thêm vào trước sự kiện sẽ tự động hiển thị mà không cần ai nhập lại. Quà tặng được chuyển đến chỉ trong vài phút trong suốt cuối tuần diễn ra sự kiện, vì vậy bảng xếp hạng luôn được cập nhật. Khi sự kiện kết thúc, tổng số tiền cuối cùng cho mỗi đội trưởng sẽ được chuyển trở lại DonorPerfect, do đó báo cáo thường niên của bạn sẽ chính xác mà không cần phải đối chiếu lại lần thứ hai.

Cách thức hoạt động đối với nhóm của bạn

Hãy hình dung Tổ chức Patriot Bridge Veterans Foundation, một tổ chức phi lợi nhuận quốc gia điển hình hỗ trợ cựu chiến binh, đang điều hành một chương trình chạy bộ ảo kết nối giữa các cá nhân với nhau, tương tự như chương trình chạy 5km/h. Đây là cách tiếp cận được trình bày một cách đơn giản.

Trước sự kiện, bạn thiết lập một hệ thống đặt tên rõ ràng để mỗi món quà có thể được truy vết đến chiến dịch, kênh và người phụ trách. Trong suốt sự kiện, những thông tin chi tiết đó sẽ tự động được gắn kèm với mỗi món quà.

Các đội trưởng sẽ thấy bảng xếp hạng trực tiếp trên một liên kết được chia sẻ, tự động cập nhật sau mỗi vài phút trong suốt cuối tuần. Mỗi khoản đóng góp sẽ kích hoạt một lời cảm ơn cá nhân hóa, nêu rõ tên đội trưởng: “John đã quyên góp được khoản tiền này cho đội của chúng ta. Đây là lý do tại sao sự hỗ trợ của bạn lại quan trọng.” Chế độ xem kênh cho thấy liệu mạng xã hội, email hay tin nhắn nhóm đã mang lại nhiều tiền nhất cho mỗi đội trưởng, điều này sẽ trở thành cơ sở cho việc huấn luyện trước sự kiện năm sau.

Khi sự kiện kết thúc, tổng số tiền cuối cùng cho mỗi đội trưởng sẽ được ghi lại để báo cáo thường niên được lấy trực tiếp từ DonorPerfect mà không cần đối chiếu thêm.

Điều này có ý nghĩa gì đối với hoạt động gây quỹ của bạn?

Kết quả tiêu biểu từ các chương trình trao đổi kinh nghiệm ngang hàng cấp quốc gia tương đương sau khi áp dụng phương pháp này:

• Bảng xếp hạng thuyền trưởng được cập nhật từ sáng thứ Hai và hiển thị trực tiếp, làm mới sau mỗi vài phút trong suốt sự kiện.
• Thông tin chi tiết về kênh bán hàng chuyển từ nhận định “chúng tôi nghĩ Instagram đã hiệu quả” sang “Instagram mang lại khoản quyên góp trung bình 42 đô la, trong khi nhắn tin nhóm mang lại 68 đô la, vì vậy hãy chuyển hướng chiến lược huấn luyện năm sau sang nhắn tin.”
• Thời gian gửi lời cảm ơn cho mỗi thuyền trưởng giảm từ "trong vòng một tuần" xuống dưới 15 phút kể từ khi quà được gửi đi.
• Tỷ lệ giữ chân đội trưởng cho sự kiện năm sau thường tăng từ 15 đến 25 phần trăm, bởi vì các đội trưởng nhận được sự công nhận ngay lập tức và các báo cáo cá nhân hóa sau sự kiện.
• Thời gian hoàn thành báo cáo thường niên giảm từ việc đối chiếu nhiều tuần xuống còn xuất dữ liệu trong cùng ngày, bởi vì thông tin phân bổ cuối cùng được lưu trữ đầy đủ trong DonorPerfect ngay khi sự kiện kết thúc.

Cần lưu ý rằng: điều này không thể khắc phục những thói quen cẩu thả ở biểu mẫu quyên góp. Nếu các trưởng nhóm chia sẻ các liên kết chung chung thay vì liên kết cá nhân của họ, việc ghi nhận nguồn gốc vẫn bị sai lệch. Hãy đào tạo các trưởng nhóm trước, rồi mới thiết lập các bước còn lại.

Một lưu ý thứ hai: bảng xếp hạng trực tiếp có thể tạo ra sự cạnh tranh không lành mạnh nếu không được thiết lập tốt. Một vài tổ chức đã chứng kiến các đội trưởng kiệt sức vì theo đuổi vị trí dẫn đầu, điều này ảnh hưởng đến việc tuyển dụng năm sau. Hãy xây dựng bảng xếp hạng dựa trên đóng góp của đội và sự phát triển cá nhân, chứ không phải thứ hạng cá nhân, nếu không chi phí dài hạn có thể lớn hơn lợi ích ngắn hạn.

Quyền riêng tư của người quyên góp vẫn được áp dụng. Đội trưởng chỉ nên xem tổng số tiền quyên góp của đội mình, chứ không phải danh tính của từng người quyên góp trừ khi những người đó đã chọn hiển thị thông tin cá nhân. Đội trưởng không cần biết người nào trong danh bạ cá nhân của họ đã quyên góp 500 đô la so với 50 đô la.

Tuần sau sự kiện đó

Sự đông đúc vào cuối tuần diễn ra sự kiện chỉ chiếm một nửa giá trị. Tuần tiếp theo mới là lúc tỷ lệ giữ chân khách hàng được xây dựng hoặc giảm đi.

Những người quyên góp cho đội của một đội trưởng sẽ nhận được liên lạc từ đội trưởng đó, hoặc một tin nhắn có tên của đội trưởng, trong vòng năm ngày. Những người tham dự nhưng không quyên góp nên được liên hệ nhẹ nhàng để lên kế hoạch cho năm sau. Những người quyên góp lần đầu tiên tại sự kiện nên được đưa vào một chương trình chăm sóc riêng nhằm biến họ thành những người ủng hộ quanh năm, chứ không chỉ là người tham gia sự kiện trong ngày.

Tất cả những điều đó trở nên khả thi vì thông tin về đội trưởng, kênh phát sóng và chi tiết về quà tặng so với việc tham dự đều được lưu giữ. Nếu không có chúng, việc theo dõi sau sự kiện sẽ là một thao tác thủ công và bị bỏ dở vào thứ Tư. Với những thông tin này, chỉ cần ba chuỗi sự kiện được lưu lại, chúng sẽ tự động phát vào tối Chủ nhật và chạy suốt tuần tiếp theo mà không cần ai can thiệp.

Bạn muốn xem CRMConnect DonorPerfect kết nối với Keap hoạt động như thế nào?

Xem trang Ứng dụng API.