Bảng điều khiển gây quỹ sẵn sàng cho hội đồng quản trị dành cho đài phát thanh cộng đồng với DonorPerfect và Mailchimp

Giám đốc điều hành của một đài phát thanh cộng đồng không nên dành cả ngày thứ Bảy để chuẩn bị bản trình bày cho hội đồng quản trị. Thế nhưng, mỗi quý, đó lại chính xác là những gì xảy ra. Số liệu tài chính nằm trong một hệ thống, số liệu về mức độ tương tác lại nằm trong một hệ thống khác, và việc kết hợp chúng bằng tay sẽ ngốn hết cả một ngày cuối tuần. Bản trình bày cuối cùng vẫn là bố cục cũ được tái sử dụng với các ô được cập nhật thủ công, được trình bày tại cuộc họp, rồi bị lãng quên cho đến chu kỳ tiếp theo.

Hội đồng quản trị của bạn không cần những thứ cầu kỳ. Hội đồng quản trị của bạn cần thông tin chính xác, cập nhật và nhất quán. Việc báo cáo hàng quý tốn nhiều thời gian của nhân viên hơn mức cần thiết, bởi vì việc đối chiếu hai hệ thống được thực hiện thủ công, và việc đối chiếu thủ công rất dễ gặp lỗi.

Chi phí cho chuyến đi cuối tuần bận rộn của bạn là bao nhiêu?

Một bộ bài được làm lại thủ công mỗi quý là một bộ bài mà không ai hoàn toàn tin tưởng. Mỗi con số được sao chép từ nơi này sang nơi khác, điều đó có nghĩa là mỗi con số đều tiềm ẩn nguy cơ đảo vị trí chữ số hoặc dán một con số cũ. Khi một thành viên trong ban quản trị phát hiện ra một lỗi, niềm tin vào toàn bộ bộ bài sẽ giảm sút.

Thời gian là yếu tố chi phí thứ hai. Một báo cáo được lập từ dữ liệu tuần trước thì ổn cho việc xem xét định kỳ hàng tháng, nhưng lại vô dụng trong một chiến dịch gây quỹ kéo dài 72 giờ. Trong một chiến dịch như vậy, người quản lý cần biết có bao nhiêu người ủng hộ mới tham gia sáng nay, chứ không phải bao nhiêu người tham gia ngày hôm qua.

Ngoài ra còn có chi phí về tính nhất quán. Số lượng người ủng hộ phụ thuộc vào việc phân loại ổn định và đáng tin cậy. Nếu bảng điều khiển của hội đồng quản trị hiển thị 3.412 người ủng hộ vào thứ Hai và 3.408 người vào thứ Ba vì ai đó đã điều chỉnh một danh mục bằng tay, thì hội đồng quản trị sẽ không còn tin vào con số đó nữa. Số liệu được cập nhật tự động sẽ ổn định; số liệu được duy trì thủ công thì không.

Một cách tốt hơn để báo cáo cho hội đồng quản trị của bạn

MailConnect kết nối DonorPerfect với Mailchimp để số liệu tài chính và số liệu tương tác của bạn được hiển thị ở cùng một nơi, được cập nhật khoảng 15 phút một lần.

Các số liệu mà hội đồng quản trị yêu cầu, bao gồm tổng doanh thu, số lượng người ủng hộ thường xuyên, mức đóng góp trung bình, số lượng nhà tài trợ theo nhóm, đều được lưu trữ trong hồ sơ liên hệ và tự động tổng hợp. Phân loại đối tượng như người ủng hộ thường xuyên mới, người ủng hộ thường xuyên hiện tại, nâng cấp, hạ cấp và người ngừng đóng góp vẫn chính xác mà không cần sắp xếp lại. Trạng thái người ủng hộ thường xuyên và mục đích đóng góp cũng được hiển thị để bảng điều khiển có thể phân tích kết quả theo nhóm. Chất lượng danh sách được duy trì tự động, giúp đảm bảo tính trung thực của các số liệu tương tác.

Cách thức hoạt động đối với nhóm của bạn

Hãy hình dung đài phát thanh cộng đồng KCST, một đài phát thanh cộng đồng điển hình với 8.700 người đăng ký và 3.400 thành viên thường xuyên. Đây là bảng điều khiển được trình bày một cách đơn giản.

Chế độ xem sức khỏe người ủng hộ hiển thị tổng số người ủng hộ, mức thay đổi ròng trong tháng này, số tiền trung bình hàng tháng và thời gian gắn bó trung bình, được cập nhật 15 phút một lần. Trong một chiến dịch kéo dài 72 giờ, một chế độ xem riêng theo giờ hiển thị các khoản quyên góp trong giờ qua, người ủng hộ mới, số tiền trung bình hàng tháng và phần trăm mục tiêu, được phân loại theo cách tiếp cận người quyên góp.

Chế độ xem so sánh từng năm cho phép so sánh cùng một quý hoặc cùng một loại ổ đĩa qua các năm, và vì các trường dữ liệu cơ bản ổn định, nên phép so sánh đó là một chế độ xem đã được lưu thay vì phải xây dựng lại thủ công.

Trên cùng của bảng điều khiển là năm con số mà hội đồng quản trị thực sự quan tâm: tổng doanh thu từ đầu năm đến nay, thay đổi ròng về số lượng người ủng hộ thường xuyên, khoản đóng góp trung bình, thay đổi ròng về số lượng nhà tài trợ và chi phí cho mỗi nhà tài trợ mới. Tất cả các thông tin khác nằm bên dưới. Các thành viên hội đồng quản trị nhận được một liên kết chỉ đọc, vì vậy cuộc họp hàng quý sẽ bắt đầu với bảng điều khiển trực tiếp trên màn hình thay vì một slide tĩnh.

Điều này có ý nghĩa gì đối với hoạt động gây quỹ của bạn?

Kết quả tiêu biểu từ các trạm cộng đồng tương đương sau khi áp dụng phương pháp này:

• Thời gian chuẩn bị bài thuyết trình hàng quý giảm từ khoảng 12 đến 15 giờ xuống còn dưới hai giờ.
• Các quyết định về chiến dịch gây quỹ được đưa ra dựa trên dữ liệu từng giờ thay vì dữ liệu của ngày hôm sau, điều này trong một sự kiện kéo dài 72 giờ có thể tạo ra sự khác biệt giữa việc điều chỉnh lời kêu gọi quyên góp trên sóng giữa chừng và việc rút kinh nghiệm vào năm sau.
• Sự tham gia của hội đồng quản trị vào bảng điều khiển trở thành một tín hiệu sớm hữu ích về mức độ quan tâm của hội đồng quản trị đối với toàn bộ tổ chức.
• Việc so sánh từng năm không còn mang tính định tính mà trở thành định lượng, điều này làm thay đổi cuộc thảo luận chiến lược.
• Các nhà bảo lãnh phát hành thỉnh thoảng hỏi về bối cảnh gây quỹ sẽ nhận được một cái nhìn tổng quan rõ ràng, dễ chia sẻ thay vì một chuỗi email làm tốn thời gian của tổng giám đốc hàng giờ.

Cần lưu ý rằng: bảng điều khiển không thể khắc phục được tình trạng dữ liệu kém chất lượng. Nếu các danh mục cơ bản không nhất quán, bảng điều khiển sẽ chỉ làm nổi bật sự không nhất quán đó thay vì cung cấp thông tin hữu ích. Hãy làm sạch các danh mục trước, rồi mới xây dựng bảng điều khiển.

Bảo mật thông tin nhà tài trợ được áp dụng ngay cả đối với các nội bộ hội đồng quản trị. Số liệu tổng hợp và tổng doanh thu là phù hợp cho việc giám sát của hội đồng quản trị; danh tính và số tiền của từng nhà tài trợ nói chung là không phù hợp, trừ khi nhà tài trợ đã chủ động chọn được công nhận. Một bảng điều khiển liệt kê “10 nhà tài trợ hàng đầu theo tổng số tiền đóng góp trọn đời” kèm theo tên là điều mà hầu hết các nhà tài trợ không mong đợi. Hãy xây dựng bảng điều khiển sao cho việc xác định danh tính cá nhân yêu cầu phải có sự kiểm soát truy cập phù hợp, chứ không phải là chế độ xem mặc định.

Những gì cần tránh khi xem trên bảng

Các bảng điều khiển thường thất bại vì quá nhiều thông tin hơn là quá ít. Một bảng hiển thị với 20 biểu đồ sẽ mất đi sự tập trung; trong khi đó, cùng một giao diện nhưng với năm biểu đồ và một chỉ số sức khỏe tổng quan sẽ thúc đẩy cuộc thảo luận.

Hãy loại bỏ những chỉ số phù phiếm. Tổng số lượt mở email, lượt tương tác trên mạng xã hội, số lượt tải podcast: chúng không gây ấn tượng với ai và làm lu mờ những con số mà hội đồng quản trị có thể dựa vào để hành động. Số giờ phát sóng chiến dịch gây quỹ, giá trị nguồn tài trợ, chi phí cho mỗi người ủng hộ thường xuyên: đó mới là những con số đáng để hội đồng quản trị quan tâm.

Hãy giữ một cái nhìn riêng biệt, sâu sắc hơn cho tổng giám đốc và giám đốc phát triển, và giữ cho cái nhìn của hội đồng quản trị thật nghiêm ngặt về phạm vi. Nếu một chỉ số không làm thay đổi quyết định ở cấp hội đồng quản trị, nó không nên xuất hiện trong cái nhìn của hội đồng quản trị. Việc tuân thủ nguyên tắc này trở nên khó khăn hơn khi việc thêm "chỉ một biểu đồ nữa" chỉ cần một cú nhấp chuột, vì vậy quyết định đó phải đến từ tổng giám đốc, chứ không phải từ công cụ.

Bạn muốn xem MailConnect DonorPerfect kết nối với Mailchimp hoạt động như thế nào không?

Xem trang Ứng dụng API.