Mindbody và Calendly: Đặt lịch hẹn thông qua giới thiệu mà không cần dọn dẹp tại quầy lễ tân.

Một spa sử dụng Calendly để ghi nhận các đặt chỗ được giới thiệu. Spa này cung cấp 14 dịch vụ khác nhau từ ba nhà cung cấp, và mỗi dịch vụ lại có thời lượng, giá cả, phòng và nhà cung cấp riêng. Bạn không thể yêu cầu người giới thiệu, thường là một doanh nghiệp địa phương khác, chọn đúng nhà cung cấp, phòng và thời lượng thay mặt bạn.

Hiện tại, spa chỉ sử dụng một liên kết Calendly chung có tên là “Đặt chỗ qua giới thiệu”, và lễ tân phải tự tay chuyển hướng từng liên kết một. Điều này làm mất đi toàn bộ ý nghĩa của việc đặt chỗ trực tuyến.

Các đối tác giới thiệu của bạn cũng có quyền lợi trong việc này. Một phòng khám bác sĩ địa phương giới thiệu bệnh nhân đến spa của bạn muốn quá trình chuyển giao diễn ra suôn sẻ: bệnh nhân nhấp chuột, đặt lịch và đến nơi. Khi bệnh nhân bị dời lịch sang khung giờ khác vì lễ tân của bạn phải điều chỉnh lại lịch hẹn, phòng khám bác sĩ sẽ biết được điều đó. Nếu quá trình chuyển giao diễn ra không suôn sẻ, họ sẽ ngừng giới thiệu.

Chi phí dọn dẹp thủ công là bao nhiêu?

Việc chuyển hướng thủ công từng đặt lịch hẹn chuyển tuyến không chỉ chậm mà còn dễ gặp lỗi. Nhân viên lễ tân phải xử lý một đặt lịch chung chung, tìm ra dịch vụ và nhà cung cấp phù hợp, tìm kiếm thời gian trống thực sự và nhập lại thông tin, trong khi xác nhận ban đầu mà bệnh nhân nhận được giờ đã bị sai. Mỗi bước đều tiềm ẩn nguy cơ mắc lỗi mà bệnh nhân sẽ nhận ra.

Ngoài ra còn có một vấn đề về tính sẵn có tiềm ẩn. Một liên kết đặt lịch chung duy nhất phải hiển thị các khung giờ phù hợp với bất kỳ dịch vụ nào trong số 14 dịch vụ của bạn. Tính sẵn có theo kiểu "mẫu số chung nhỏ nhất" đó lại không chính xác đối với hầu hết các dịch vụ. Bạn không thể xếp một liệu trình chăm sóc da mặt 30 phút vào khung giờ chỉ dành cho dịch vụ massage 90 phút. Vì vậy, các thiết lập chung chung hoặc là đặt quá nhiều lịch cho một số nhà cung cấp cụ thể, hoặc là che giấu khả năng phục vụ thực tế của bạn. Dù bằng cách nào, bạn cũng mất khách đặt lịch và bộ phận lễ tân phải chịu chi phí dọn dẹp.

Cách thức hoạt động khác

CalendarConnect đọc dịch vụ mà người được giới thiệu đã chọn trên biểu mẫu Calendly và tự động chuyển cuộc hẹn đó đến dịch vụ, nhà cung cấp, địa điểm và thời lượng chính xác trong Mindbody. Nó sẽ chọn một nhà cung cấp có sẵn từ nhóm đủ điều kiện cho dịch vụ đó. Và nếu bạn sử dụng các quy trình đặt lịch khác nhau, chẳng hạn như giới thiệu, đặt lịch trực tiếp hoặc tư vấn gói dịch vụ, mỗi quy trình đều có thể được định tuyến theo logic riêng.

Chức năng hiển thị tình trạng phòng trống cũng hoạt động chính xác. Khi người được giới thiệu chọn một dịch vụ, biểu mẫu sẽ hiển thị các khung giờ thực sự có thể đặt được cho dịch vụ đó, với nhà cung cấp đủ điều kiện, tại địa điểm đó, chứ không phải là một cái nhìn sơ lược. Bạn thể hiện đầy đủ năng lực của mình mà không làm tình trạng đặt phòng quá tải.

Phòng ốc và thiết bị được tôn trọng. Liệu trình laser cần phòng laser. Massage cần phòng massage. Hệ thống Mindbody của bạn đã biết dịch vụ nào cần phòng nào, và CalendarConnect tuân thủ điều đó, vì vậy lễ tân không bao giờ phải sắp xếp lại phòng cho một đặt chỗ vì hệ thống cố gắng đặt liệu trình laser vào khu vực làm móng.

Những gì bạn thiết lập

Nói một cách đơn giản, toàn bộ hệ thống hoạt động như sau: Bạn giữ một liên kết đặt lịch Calendly duy nhất với một menu thả xuống chọn dịch vụ đơn giản liệt kê 14 dịch vụ của bạn, và một menu chọn địa điểm nếu bạn có nhiều hơn một địa điểm. Về mặt kỹ thuật, mỗi tùy chọn trong menu thả xuống đó sẽ được ghép nối một lần với dịch vụ, nhóm nhà cung cấp, phòng và thời lượng tương ứng trên Mindbody.

Sau đó, công việc diễn ra một cách tự động. Đối tác giới thiệu chỉ cần chia sẻ một liên kết. Bệnh nhân chọn dịch vụ, xem lịch trống thực tế và đặt lịch. Cuộc hẹn được cập nhật vào Mindbody dưới dạng đặt chỗ chính xác, hoàn chỉnh, không cần chuyển hướng lại từ bộ phận lễ tân. Nhóm của bạn có thể giữ một bảng tham khảo ngắn gọn cho biết tùy chọn nào trong menu thả xuống tương ứng với dịch vụ nào, nhưng họ sẽ hiếm khi cần đến nó.

Bạn cũng quyết định điều gì sẽ xảy ra trong trường hợp hiếm hoi khi dịch vụ đã chọn không có nhà cung cấp nào rảnh vào thời gian yêu cầu. Biểu mẫu có thể đề xuất thời gian trống tiếp theo, cung cấp nhà cung cấp thay thế hoặc quay lại quy trình tiếp nhận chung. Bạn chọn cách thức phù hợp với spa của mình.

Một vài tình huống đáng lưu ý

Nếu người được giới thiệu chọn một dịch vụ mà bạn không còn cung cấp nữa, ví dụ như một gói dịch vụ cũ, thì tùy chọn cũ đó có thể được liên kết với dịch vụ thay thế tương ứng, nhờ đó các liên kết giới thiệu trước đây vẫn hoạt động trong khi bạn muốn ngừng cung cấp tùy chọn cũ theo lịch trình của riêng mình.

Bạn cũng có thể lựa chọn cách thức chọn chuyên viên từ nhóm đủ điều kiện: luân phiên giữa các thành viên trong nhóm, cân bằng tải theo người bận rộn nhất, hoặc ưu tiên các chuyên viên giàu kinh nghiệm cho các buổi tư vấn khách hàng mới. Tùy thuộc vào cách thức vận hành spa của bạn.

Và một dịch vụ kết hợp, ví dụ như làm móng tay kết hợp với làm móng chân, có thể là một lựa chọn đặt lịch duy nhất tạo ra hai cuộc hẹn liên tiếp với sự liền mạch của người thực hiện và tổng thời lượng phù hợp.

Điều này có ý nghĩa gì đối với spa của bạn?

Hãy xem xét một ví dụ giả định. Một spa đơn lẻ với ba chuyên viên và 14 dịch vụ, xử lý khoảng 25 lượt đặt chỗ được giới thiệu mỗi tuần. Sau khi thiết lập hệ thống định tuyến này, thời gian chuyển hướng khách hàng tại quầy lễ tân giảm từ khoảng ba giờ mỗi tuần xuống còn không. Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng được giới thiệu cũng được cải thiện đôi chút, vì khách hàng được giới thiệu sẽ đặt đúng dịch vụ ngay lần đầu tiên thay vì phải đặt lại lịch một ngày sau đó.

Tác động lớn hơn nằm ở chính chương trình giới thiệu khách hàng của bạn. Các đối tác giới thiệu sẽ hài lòng hơn vì bệnh nhân của họ có được trải nghiệm tốt, do đó các đối tác hiện tại sẽ giới thiệu nhiều hơn. Và bởi vì bệnh nhân được giới thiệu giờ đây chắc chắn sẽ đến, đặt lịch hẹn, đến khám và chuyển đổi thành khách hàng, nên hiệu quả kinh tế của tiếp thị giới thiệu cuối cùng cũng trở nên rõ ràng, điều đó có nghĩa là nó trở thành một kênh đáng để đầu tư.

Bạn muốn xem CalendarConnect Mindbody kết nối với Calendly hoạt động như thế nào không? Xem trang Ứng dụng API.