Mindbody và Calendly: Tự động gửi mọi cuộc tư vấn đến đúng địa điểm spa.

Một chuỗi spa gồm bốn địa điểm sử dụng một hệ thống đặt lịch tư vấn duy nhất trên Calendly. Khách hàng tiềm năng chọn dịch vụ, chọn địa điểm và chọn thời gian. Hiện tại, lịch đặt đó được hiển thị dưới dạng một cuộc hẹn chung chung mà người quản lý khu vực phải tự tay điều chỉnh lại đến đúng địa điểm. Đôi khi, người quản lý này mắc lỗi, và khách hàng đến nhầm spa cho một cuộc hẹn thuộc lịch trình của một địa điểm khác.

Việc đặt phòng nhầm là lỗi tồi tệ nhất của bộ phận lễ tân. Mọi người đều lịch sự về điều đó. Không ai đặt phòng lần thứ hai cả.

Thương hiệu của bạn cũng bị ảnh hưởng. Mỗi spa trong chuỗi đều có phong cách riêng, đội ngũ nhân viên riêng và những dịch vụ chuyên biệt riêng. Một khách hàng bị chỉ dẫn đến sai địa điểm sẽ trải nghiệm khác với những gì họ mong đợi, thường là với người cung cấp dịch vụ mà họ không yêu cầu. Ngay cả khi cuộc hẹn diễn ra, trải nghiệm cũng không được như ý. Chẳng mấy chốc, các đánh giá của bạn bắt đầu đề cập đến "Tôi tưởng mình đến một nơi nhưng lại đến một nơi khác", và câu chuyện về chất lượng mà bạn đã dày công xây dựng bắt đầu bị xói mòn.

Chi phí bạn phải trả do định tuyến sai là gì?

Mỗi lần đặt chỗ sai địa điểm sẽ khiến bạn mất gấp đôi. Đầu tiên, bạn mất khách hàng đó, vì hầu như không ai tha thứ cho việc đến nhầm địa điểm và phải đặt lại chỗ. Sau đó, bạn mất thời gian của quản lý khu vực, vì cô ấy dành hàng giờ mỗi tuần để kiểm tra và sửa lỗi đặt chỗ thay vì tập trung vào những việc giúp phát triển kinh doanh.

Việc cố gắng khắc phục vấn đề này bằng các quy tắc định tuyến chắp vá chỉ là đổi vấn đề này lấy vấn đề khác. Việc đoán địa chỉ sẽ thất bại đối với các máy khách không có địa chỉ rõ ràng. Cơ chế dự phòng vị trí mặc định sẽ âm thầm chuyển hướng tất cả mọi người đến một trang web duy nhất. Định tuyến dựa trên nhà cung cấp sẽ bị lỗi ngay khi nhà cung cấp di chuyển giữa các vị trí. Mỗi bản sửa lỗi lại tạo ra một trường hợp ngoại lệ mới, và danh sách các vấn đề có thể xảy ra ngày càng dài ra.

Cách thức định tuyến chính xác hoạt động như thế nào

CalendarConnect đọc vị trí mà khách hàng đã chọn trên biểu mẫu Calendly và tạo cuộc hẹn tại địa điểm Mindbody chính xác, với dịch vụ, nhà cung cấp và phòng khám phù hợp. Nó sẽ chọn một nhà cung cấp có sẵn từ nhóm đủ điều kiện của địa điểm cụ thể đó, và sẽ chuyển sang một nhà cung cấp thay thế theo quy tắc của bạn nếu lựa chọn đầu tiên không rảnh.

Cấu trúc hệ thống khá đơn giản, chỉ cần thiết lập một lần: mỗi tùy chọn vị trí tương ứng với một vị trí, mỗi dịch vụ tương ứng với dịch vụ phù hợp tại vị trí đó, và bạn quyết định cách xử lý các trường hợp không rõ ràng. Thêm một vị trí mới sau này chỉ cần thêm một dòng vào sơ đồ, chứ không cần xây dựng lại từ đầu. Hệ thống sẽ phát triển cùng với sự phát triển của doanh nghiệp bạn.

Hệ thống cũng hỗ trợ các nhà cung cấp dịch vụ làm việc tại nhiều địa điểm. Một nhà cung cấp làm việc hai ngày một tuần tại mỗi trong hai địa điểm có thể được đưa vào danh sách đủ điều kiện cho cả hai địa điểm, và lịch đặt chỗ sẽ được chuyển đến địa điểm mà người đó đang làm việc vào ngày đã chọn. Người đó không cần phải quản lý hai lịch làm việc khác nhau.

Những gì bạn thiết lập

Toàn bộ quy trình rất đơn giản. Bạn kết nối cả bốn địa điểm spa, chạy một liên kết đặt lịch Calendly duy nhất với công cụ chọn dịch vụ và công cụ chọn địa điểm, sau đó ghép mỗi tùy chọn địa điểm với spa tương ứng và mỗi dịch vụ với dịch vụ phù hợp tại spa đó. Tiếp theo, bạn thực hiện một lượt đặt lịch thử nghiệm tại mỗi địa điểm để xác nhận mọi lượt đặt đều chính xác, rồi triển khai liên kết duy nhất đó cho hoạt động tiếp thị của cả bốn địa điểm.

Từ đó trở đi, nhóm tiếp thị của bạn chỉ cần duy trì một liên kết đặt chỗ duy nhất thay vì bốn liên kết. Các chiến dịch dành riêng cho từng địa điểm có thể sử dụng cùng một liên kết, vì công cụ chọn trong biểu mẫu sẽ định tuyến mỗi lượt đặt chỗ đến đúng nơi. Hãy tạo thói quen cho mỗi địa điểm thực hiện một lượt đặt chỗ thử nghiệm nhanh mỗi tháng để xác nhận mọi thứ vẫn được định tuyến chính xác, nhờ đó phát hiện sớm bất kỳ sự sai lệch nào.

Một vài tình huống đáng lưu ý

Đôi khi khách hàng vô tình chọn nhầm địa điểm. Thông tin đặt lịch sẽ được ghi lại với địa điểm đã cung cấp, và người quản lý khu vực có thể thấy những trường hợp sai rõ ràng, ví dụ như khách hàng có địa chỉ ở New York đặt lịch hẹn ở Miami, và có thể liên hệ trước khi khách hàng đến.

Khi một nhà cung cấp chuyển hẳn từ địa điểm này sang địa điểm khác, việc phân công Mindbody của họ sẽ thay đổi và các nhóm đủ điều kiện sẽ tự động cập nhật. Địa điểm cũ ngừng cung cấp dịch vụ cho họ, địa điểm mới bắt đầu. Không cần cấu hình lại thủ công.

Và khi một địa điểm tạm thời đóng cửa, ví dụ như để sửa chữa hoặc đào tạo nhân viên, bạn chỉ cần đánh dấu địa điểm đó là không khả dụng trong Mindbody, và biểu mẫu Calendly sẽ ẩn địa điểm đó khỏi trình chọn địa điểm cho đến khi địa điểm đó mở cửa trở lại. Khách hàng không thể đặt lịch tại địa điểm đã đóng cửa.

Điều này có ý nghĩa gì đối với nhóm spa của bạn?

Hãy xem xét một ví dụ giả định. Một chuỗi spa có bốn địa điểm với khoảng 40 lượt tư vấn giữa các địa điểm mỗi tuần. Sau khi thiết lập hệ thống định tuyến chính xác, số lượng đặt chỗ sai địa điểm giảm từ khoảng ba lượt mỗi tuần xuống còn không. Thời gian mà người quản lý khu vực dành để sửa lỗi định tuyến cũng giảm xuống bằng không. Tỷ lệ khách đến đúng hẹn được cải thiện, vì email xác nhận đã bao gồm địa chỉ địa điểm chính xác ngay từ đầu.

Báo cáo cấp nhóm cuối cùng cũng trở nên có ý nghĩa. Khối lượng đặt phòng, tỷ lệ chuyển đổi, tỷ lệ khách không đến và doanh thu trên mỗi lượt đặt phòng đều có thể so sánh được giữa bốn địa điểm của bạn, vì dữ liệu được cấu trúc theo cùng một cách ở mọi nơi. Người quản lý khu vực có một bảng điều khiển thực sự thay vì bốn bảng điều khiển lộn xộn, và cuối cùng có thể thấy địa điểm nào đang hoạt động tốt và địa điểm nào cần hỗ trợ.

Bạn muốn xem CalendarConnect Mindbody kết nối với Calendly hoạt động như thế nào không? Xem trang Ứng dụng API.