Mindbody và Calendly: Ngừng để mất các yêu cầu đặt lịch tư vấn cá nhân do kênh tiếp thị không hiệu quả

Một huấn luyện viên Pilates bán các buổi học riêng bên cạnh các lớp học nhóm. Hầu hết các yêu cầu học riêng đến từ biểu mẫu liên hệ trên trang web hoặc tin nhắn Instagram của cô ấy. Cô ấy trả lời bằng một liên kết Calendly. Khách hàng tiềm năng đặt lịch, buổi học diễn ra, và sau đó huấn luyện viên tự tạo hồ sơ khách hàng, tự ghi nhận thanh toán và tự đánh dấu tham dự.

Kết quả là một hệ thống bị rò rỉ. Một số yêu cầu được gửi liên kết Calendly rồi biến mất không dấu vết. Một số đặt lịch được thực hiện nhưng không bao giờ được ghi nhận vào sổ sách của cô ấy, vì vậy số liệu bị sai. Và các khách hàng cá nhân thường xuyên lại được coi là khách hàng mới mỗi lần, vì cô ấy chưa bao giờ thiết lập hồ sơ đầy đủ cho họ.

Hãy lấy một ví dụ giả định. Một huấn luyện viên Pilates cá nhân đang thực hiện khoảng 18 buổi tập riêng mỗi tuần, và con số này đang tăng lên. Cô ấy đã sống với tình trạng này trong nhiều năm.

Vì sao điều này lại âm thầm gây ra cho bạn nhiều tổn thất nhất

Khách hàng cá nhân là những người có giá trị nhất trong doanh nghiệp của bạn. Một khách hàng cá nhân đến hàng tuần trong hai năm có giá trị hơn 50 người tham gia lớp học lẻ. Vì vậy, một phễu bán hàng bị rò rỉ không chỉ làm mất đi các buổi học, mà còn làm mất đi những mối quan hệ có giá trị nhất, và mất đi chúng từ rất sớm, trước khi họ trở thành khách hàng thường xuyên.

Những người hành nghề độc lập thực sự đang gặp khó khăn. Bạn cần sự chuyên nghiệp của một nhóm nhiều người, hồ sơ khách hàng được tổ chức bài bản, lịch trình hiệu quả, và việc theo dõi đúng giờ, nhưng bạn không thể dành cả tuần để làm việc cho nhóm đó. Hầu hết các công cụ có sẵn chỉ dừng lại ở việc đặt lịch hẹn và để lại phần việc còn lại – hồ sơ khách hàng, thanh toán, điểm danh – như bài tập về nhà mà bạn phải làm thủ công, mỗi lần, mãi mãi. Những phần nhàm chán đó chính là những phần chiếm hết thời gian của bạn và làm giảm hiệu quả bán hàng.

Toàn bộ quy trình bán hàng tự vận hành như thế nào?

CalendarConnect vận hành toàn bộ quy trình đặt lịch hẹn riêng từ đầu đến cuối. Một đặt lịch trên Calendly sẽ tạo ra cuộc hẹn trên Mindbody với dịch vụ và thời lượng phù hợp. Nếu người đó là khách hàng mới, hồ sơ khách hàng sẽ được tạo tự động. Nếu họ là khách hàng hiện tại, được ghép nối qua email, hồ sơ của họ sẽ được cập nhật thay vì tạo bản sao. Các câu trả lời họ cung cấp trên biểu mẫu đặt lịch sẽ được đưa thẳng vào hồ sơ của họ, vì vậy bạn bước vào buổi trị liệu đã biết họ là ai và họ cần gì.

Khách hàng thường xuyên cũng được xử lý một cách chu đáo. Khách hàng cá nhân thường đặt cùng một khung giờ mỗi tuần. Sau lần đặt lịch đầu tiên trên Calendly, bạn có thể thiết lập lịch hẹn định kỳ cho họ trên Mindbody, và hệ thống sẽ tự động ghi nhận, chỉ tạo lịch hẹn mới cho những thay đổi đột xuất như buổi học bù. Khách hàng chỉ cần đặt lịch một lần và việc quản lý sổ sách sẽ được thực hiện tự động.

Điều tương tự cũng áp dụng cho các gói buổi trị liệu. Một khách hàng cá nhân mua gói 10 buổi sẽ tự động đếm ngược số buổi khi cô ấy tham gia. Bạn có thể xem còn bao nhiêu buổi trên hồ sơ của cô ấy và nhắc nhở cô ấy mua lại trước khi hết buổi, mà không cần bảng tính và không cần những cuộc trò chuyện khó xử kiểu "Tôi nghĩ bạn chỉ còn hai buổi nữa".

Những gì bạn thiết lập

Cách thức rất đơn giản. Bạn tạo một tùy chọn đặt lịch trên Calendly cho các buổi trị liệu riêng với ba hoặc bốn câu hỏi ban đầu, và liên kết nó với dịch vụ trị liệu riêng của Mindbody. Khách hàng cũ sẽ được tự động liên hệ qua email; khách hàng mới sẽ được tạo hồ sơ. Các câu trả lời ban đầu sẽ được ánh xạ vào hồ sơ khách hàng. Sau đó, bạn chia sẻ liên kết Calendly ở khắp mọi nơi: trang web của bạn, phần giới thiệu trên Instagram, chữ ký email của bạn.

Từ đó, mọi yêu cầu chuyển đổi thành khách hàng sẽ trở thành khách hàng được thiết lập đầy đủ mà bạn không cần phải làm bất kỳ công việc quản trị nào. Hai bước theo dõi đơn giản sẽ hoàn thiện quy trình: một email chào mừng nồng nhiệt được tự động gửi ngay sau khi có đặt chỗ mới, do bạn soạn thảo một lần duy nhất, và một lời nhắc nhở nhẹ nhàng để tái tương tác với những khách hàng được tìm thấy trên Calendly nhưng chưa đặt chỗ trong vòng 30 ngày. Bạn chỉ cần soạn thảo tin nhắn một lần; hệ thống sẽ tự động xử lý thời gian và việc nhắm mục tiêu.

Một vài tình huống đáng lưu ý

Các buổi học riêng thường có giá khác với các lớp học nhóm, và dịch vụ bạn liên kết với đặt chỗ sẽ có mức giá chính xác, vì vậy việc định giá được xử lý mà không cần thêm bất kỳ thao tác nào khi đặt chỗ.

Chính sách hủy hẹn của bạn cũng được tôn trọng. Bạn thiết lập chính sách của mình trong Mindbody, bao gồm thông báo trước 24 giờ, phí hủy hẹn muộn, phí vắng mặt không báo trước, và các trường hợp hủy hẹn muộn hoặc vắng mặt không báo trước sẽ được ghi nhận trên lịch hẹn, vì vậy bạn có thể áp dụng phí theo chính sách của mình mà không cần phải trao đổi riêng từng trường hợp khó xử. Đối với một người hành nghề độc lập, đó là số tiền thực sự mà bạn sẽ mất đi nếu không có chính sách này.

Và các tùy chọn giao tiếp với khách hàng, tin nhắn văn bản hay email, tần suất, tùy chọn hủy đăng ký, hãy tuân theo những gì bạn đã thiết lập trong Mindbody, để bạn tránh được thông báo khó chịu "làm ơn đừng nhắn tin cho tôi nữa" bằng cách thiết lập đúng ngay từ đầu.

Điều này có ý nghĩa gì đối với hoạt động thực hành của bạn?

Trong ví dụ giả định này, sau khi chuyển quy trình đặt lịch sang CalendarConnect, thời gian quản trị cho mỗi lượt đặt lịch giảm từ khoảng sáu phút xuống dưới 30 giây. Giảng viên tiết kiệm được khoảng một tiếng rưỡi mỗi tuần, và danh sách khách hàng của cô ấy cuối cùng cũng được sắp xếp gọn gàng, giúp việc theo dõi, nhắc nhở đặt lịch lại, và cung cấp các gói dịch vụ trong tương lai trở nên khả thi hơn.

Khoảng thời gian một tiếng rưỡi được tiết kiệm đó không phải là chuyện nhỏ. Với mức phí mỗi buổi học riêng, thời gian đó tương đương với khoảng 5.000 đến 8.000 đô la mỗi năm, giúp cô ấy có thêm năng lực để bán dịch vụ, dành thời gian cho khách hàng, tiếp thị hoặc đào tạo bản thân. Việc tích hợp này sẽ tự hoàn vốn trong tháng đầu tiên, và thời gian được tiết kiệm sẽ tiếp tục sinh lời theo cấp số nhân sau đó.

Bạn muốn xem CalendarConnect Mindbody kết nối với Calendly hoạt động như thế nào không? Xem trang Ứng dụng API.