Mindbody và Calendly: Chấm dứt tình trạng vội vã ở quầy lễ tân với tính năng đồng bộ hóa đặt lịch theo thời gian thực.

Một spa y tế sử dụng Calendly cho các buổi tư vấn khách hàng mới vì nhóm quản lý trang web rất thích tiện ích đặt lịch. Lịch hẹn thực tế được lưu trữ trên Mindbody, nơi các chuyên viên có lịch làm việc, phòng khám và thời lượng dịch vụ. Quá trình chuyển giao được thực hiện thủ công: nhân viên lễ tân theo dõi thông báo từ Calendly và nhập lại từng lịch hẹn vào Mindbody.

Kết quả đúng như bạn dự đoán. Hai khách hàng đặt cùng một khung giờ trên Calendly trước khi lễ tân kịp xử lý, và thế là bạn có tình trạng đặt lịch trùng lặp. Các nhà cung cấp dịch vụ bị bất ngờ bởi những cuộc hẹn mà họ không hề biết đến. Việc hủy lịch hẹn cùng ngày trên Calendly mất hàng giờ mới đến được Mindbody, và một phòng trống lẽ ra có thể được sử dụng.

Ngoài ra còn có một vấn đề đối với khách hàng. Calendly gửi xác nhận riêng. Mindbody cũng gửi xác nhận riêng. Khách hàng nhận được hai xác nhận cho cùng một cuộc hẹn, đôi khi với các chi tiết mâu thuẫn nếu bộ phận lễ tân chỉnh sửa bất cứ điều gì sau đó. Khách hàng không biết xác nhận nào là thật, và một số người đến không đúng giờ.

Chi phí của việc bàn giao thủ công là bao nhiêu?

Việc bắt một người phải nhập lại từng đặt phòng từ hệ thống này sang hệ thống khác rất chậm, và tệ hơn nữa, nó không đáng tin cậy theo những cách trực tiếp gây thiệt hại về tiền bạc và uy tín cho bạn. Mỗi lần đặt phòng trùng lặp đều buộc bạn phải gọi điện xin lỗi và thường mất đi một khách hàng. Mỗi nhà cung cấp dịch vụ bất ngờ đều mất lòng tin vào lịch trình. Mỗi lần hủy đặt phòng mất hàng giờ mới phát hiện ra là một phòng trống mà bạn có thể đặt lại. Và mỗi xác nhận trùng lặp, mâu thuẫn khiến bạn trông thiếu tổ chức trước một khách hàng thậm chí còn chưa đến.

Việc lên lịch lại là nơi vấn đề trở nên nghiêm trọng nhất. Khi khách hàng lên lịch lại trên Calendly, thời gian cũ sẽ bị hủy và một thời gian mới được tạo. Nếu hai thay đổi này được xử lý riêng biệt, hệ thống Mindbody sẽ nhận được một thông báo hủy lịch hẹn, sau đó là một lịch hẹn hoàn toàn mới, và liên kết đến lịch hẹn ban đầu bị đứt. Các ghi chú, câu trả lời trong quá trình tiếp nhận thông tin, lịch sử đều không được chuyển sang. Nhà cung cấp dịch vụ sẽ thấy một lịch hẹn mà không có bất kỳ ngữ cảnh nào đằng sau nó.

Cách thức hoạt động khác

CalendarConnect đảo ngược mối quan hệ về đúng hình thức. Calendly sở hữu trải nghiệm đặt lịch công khai. Mindbody sở hữu lịch trình chính thức. Mỗi lượt đặt lịch trên Calendly đều được chuyển thành một cuộc hẹn chính thức trên Mindbody chỉ trong vài giây, với dịch vụ, nhà cung cấp, địa điểm và thời lượng chính xác. Quầy lễ tân không còn là nơi tiếp nhận khách mà trở lại đúng chức năng của quầy lễ tân.

Việc dời lịch hẹn được xử lý như một thay đổi duy nhất. Khi khách hàng dời lịch hẹn, lịch hẹn ban đầu trên Mindbody sẽ được cập nhật tại chỗ với thời gian mới, thời lượng mới hoặc nhà cung cấp dịch vụ mới. Lịch sử vẫn được giữ nguyên. Câu trả lời trong quá trình tiếp nhận thông tin vẫn được đính kèm. Nhà cung cấp dịch vụ chỉ mở một hồ sơ duy nhất, chứ không phải một hồ sơ hủy bỏ kèm theo một lịch đặt hẹn mới không rõ nguồn gốc.

Việc hủy lịch hẹn được xử lý theo thời gian thực. Một khung giờ bị hủy sẽ được giải phóng trong Mindbody chỉ trong vài giây, vì vậy bạn có thể đặt lại lịch khi ngày vẫn còn sớm. Chính sách hủy lịch của bạn cũng được tôn trọng: việc hủy muộn và không đến sẽ được ghi nhận để bạn có thể tính phí, và khách hàng đặt lại lịch trong vòng 24 giờ sẽ được ghép lịch hẹn với khách hàng ban đầu. Với một lịch hẹn thì điều này không quan trọng. Nhưng với 80 lịch hẹn mỗi tuần thì nó lại rất quan trọng.

Những gì bạn thiết lập

Quá trình thiết lập rất đơn giản. Bạn kết nối Calendly và Mindbody, ghép từng loại đặt chỗ trên Calendly với dịch vụ, nhóm nhà cung cấp và địa điểm tương ứng trên Mindbody, sau đó bật đồng bộ hóa đặt chỗ tức thì để các đặt chỗ mới được cập nhật trong vài giây, cùng với đồng bộ hóa việc lên lịch lại và hủy đặt chỗ để các thay đổi được đồng bộ mà không bị trùng lặp. Từ đó, lễ tân có thể đóng tab Calendly và sử dụng Mindbody như một hệ thống lịch trình duy nhất.

Có hai thiết lập quan trọng cần lưu ý. Thứ nhất, hãy giảm bớt hoặc tắt email xác nhận của Calendly để khách hàng chỉ nhận được email xác nhận từ Mindbody, tránh tình trạng nhận hai email xác nhận cùng lúc. Thứ hai, hãy đảm bảo thời gian chờ giữa các cuộc hẹn của nhà cung cấp dịch vụ được thiết lập trong Mindbody và được biểu mẫu Calendly tuân thủ, để tránh trường hợp hệ thống đặt lịch quá tải cho cùng một nhà cung cấp.

Một vài tình huống đáng lưu ý

Các nhà cung cấp dịch vụ thường xuyên thay đổi lịch làm việc giữa ngày. Khi một nhà cung cấp kéo dài ca làm việc hoặc nghỉ buổi chiều, biểu mẫu trên Calendly sẽ được cập nhật ngay lập tức, vì vậy khách hàng không thể đặt lịch vào thời gian mà nhà cung cấp không còn rảnh.

Nếu một nhà cung cấp dịch vụ nghỉ ốm đột xuất, bạn sẽ đánh dấu họ trong Mindbody, và các cuộc hẹn do Calendly cung cấp trong ngày sẽ bị hủy kèm theo thông báo bạn đã chọn. Các khung giờ trống đó sẽ có thể được đặt bởi một nhà cung cấp dịch vụ thay thế nếu chính sách của bạn cho phép.

Và các cuộc hẹn định kỳ, như chăm sóc da mặt hàng tuần, tốt nhất nên được thiết lập trực tiếp trên Mindbody. Calendly là công cụ phù hợp cho các lần đặt lịch đầu tiên và các cuộc hẹn lẻ. Sử dụng mỗi công cụ cho chức năng chính của nó sẽ giúp toàn bộ trải nghiệm được liền mạch.

Điều này có ý nghĩa gì đối với spa của bạn?

Hãy xem xét một ví dụ giả định. Một spa y tế duy nhất với năm chuyên viên và khoảng 80 lượt tư vấn mỗi tuần thông qua Calendly. Sau khi triển khai đồng bộ hóa thời gian thực, số lượng đặt lịch trùng giảm từ khoảng bốn lần một tuần xuống còn không. Thời gian nhân viên lễ tân dành để nhập lại lịch đặt chỗ giảm khoảng sáu giờ mỗi tuần. Việc hủy lịch trong ngày giúp giải phóng các khung giờ trống chỉ trong vài giây thay vì hàng giờ, do đó các phòng trống được lấp đầy.

Sự hài lòng của các nhà cung cấp dịch vụ được cải thiện theo cách mà chủ sở hữu nhận thấy. Các nhà cung cấp không còn phàn nàn về các cuộc hẹn đột xuất. Lịch trình họ thấy vào buổi sáng chính là lịch trình họ thực sự làm việc. Các nhà cung cấp mới nhanh chóng nắm bắt công việc hơn, vì họ chỉ cần học cách sử dụng Mindbody, chứ không phải Mindbody cộng thêm thói quen kiểm tra hộp thư thông báo trước mỗi ca làm việc. Toàn bộ hoạt động trở nên đơn giản hơn, và một hoạt động đơn giản hơn sẽ dễ phát triển hơn.

Bạn muốn xem CalendarConnect Mindbody kết nối với Calendly hoạt động như thế nào không? Xem trang Ứng dụng API.