Mindbody và Zoom: Một cuộc họp Zoom cho mọi lớp học, không cần thiết lập thủ công.

Vì sao việc vội vã chuẩn bị trước giờ học lại âm thầm làm kiệt sức đội nhóm của bạn

Một phòng tập yoga kết hợp trực tuyến và trực tiếp tổ chức khoảng 35 lớp học trực tuyến mỗi tuần. Mỗi lớp cần một cuộc họp Zoom với người hướng dẫn phù hợp, thời gian phù hợp, tên lớp học phù hợp và đường dẫn tham gia được gửi cho khách hàng đã đặt chỗ trước khi lớp học bắt đầu. Người quản lý phòng tập dành khoảng mười phút cho mỗi lớp để thiết lập tất cả những thứ đó bằng tay. Điều đó có nghĩa là gần sáu giờ quản lý mỗi tuần, kéo dài mãi mãi, mà không thu được kết quả gì ngoài một cuộc họp lẽ ra phải tự động được tạo ra.

Nó cũng rất dễ bị lỗi. Người quản lý bỏ lỡ một lớp học vào sáng thứ Ba bận rộn, giảng viên đăng nhập lúc 6:55 sáng mà không thấy cuộc họp nào, và khách hàng ngồi chờ một phòng học không tồn tại. Đó là một cuộc trò chuyện về việc hoàn tiền và một khách hàng đang tự hỏi liệu chương trình trực tuyến của bạn có đáng để tiếp tục hay không.

Ngoài ra còn có một cái giá thầm lặng khác. Khi các buổi họp được tạo thủ công, tên gọi sẽ không nhất quán. Tuần này là “Vinyasa 7 giờ sáng”, tuần sau lại là “7 giờ sáng vinyasa flow”. Một số buổi có tên người hướng dẫn, một số thì không. Khách hàng sẽ thấy một mô hình lộn xộn, tùy hứng trong hộp thư đến của họ, và phòng tập bắt đầu trở nên thiếu chuyên nghiệp, âm thầm làm giảm tỷ lệ giữ chân học viên.

Chi phí thực tế của quy trình thủ công là bao nhiêu?

Chi phí hữu hình là sáu giờ mỗi tuần. Chi phí ẩn còn lớn hơn nhiều.

Mỗi bước thao tác thủ công đều tiềm ẩn nguy cơ bỏ sót một bước nào đó. Một cuộc họp bị bỏ lỡ đồng nghĩa với việc lớp học không thể bắt đầu đúng giờ. Một lịch học bị dời mà không được cập nhật trên Zoom có nghĩa là học viên sẽ truy cập nhầm đường dẫn. Việc thay đổi giảng viên vào phút chót có nghĩa là email gửi nhầm tên người. Không điều nào trong số này là vấn đề nghiêm trọng nếu xét riêng lẻ, nhưng chúng cộng lại tạo nên một chương trình học trực tuyến thiếu tin cậy, và sự thiếu tin cậy chính là lý do khiến học viên ngừng đăng ký.

Rồi còn cái bẫy về thời gian mà chẳng ai thích. Giờ địa phương của studio bạn, giờ họp và giờ mỗi khách hàng đọc lời nhắc nhở đều phải trùng khớp, và chúng sẽ thay đổi hai lần một năm khi đồng hồ đổi giờ. Nếu sai sót, khách hàng sẽ nhận được lời nhắc nhở sớm hơn một giờ trong hai tuần liên tiếp.

Cách thức hoạt động khi các lớp tự tạo cuộc họp riêng

ZoomConnect tự động tạo cuộc họp Zoom ngay khi một lớp học được lên lịch trong Mindbody. Cuộc họp sẽ hiển thị tên lớp học, người hướng dẫn là người chủ trì và thời gian chính xác theo giờ địa phương. Nếu một lớp học được lên lịch lại, bị hủy hoặc được giao cho người hướng dẫn khác, cuộc họp Zoom sẽ tự động được cập nhật theo.

Việc phân phối cũng được thực hiện tương tự. Khách hàng đã đặt chỗ sẽ nhận được liên kết tham gia theo lịch trình bạn chọn: 24 giờ trước, một giờ trước, hoặc cả hai. Khách hàng đặt chỗ lúc 6:58 sáng cho lớp học lúc 7 giờ sáng vẫn nhận được liên kết ngay lập tức, và khách hàng đặt lại chỗ sau khi có người hủy cũng vậy. Những trường hợp đặt chỗ vào phút cuối chính là nơi mà các quy trình thủ công không hiệu quả, và ở đây chúng hoạt động trơn tru.

Các email chứa liên kết sẽ mang thương hiệu của bạn thay vì trông giống như một lời mời tham gia Zoom thông thường, vì vậy những gì đến hộp thư của khách hàng sẽ trông giống như đến từ studio của bạn.

Ghi âm và đổi giảng viên, đã được xử lý.

Hai cơn đau đầu tái phát liên tục đều biến mất nhờ cùng một phương pháp điều trị.

Ghi hình: Nhiều phòng thu ghi lại các lớp học trực tuyến cho khách hàng không thể tham dự trực tiếp. ZoomConnect có thể lấy bản ghi sau khi lớp học kết thúc, đính kèm vào hồ sơ lớp học và gửi email cho những khách hàng đã bỏ lỡ buổi học trực tiếp. Giảng viên không cần phải thao tác gì với Zoom sau giờ học, và những email kiểu "Tôi đã bỏ lỡ buổi học, tôi có thể nhận bản ghi không?" sẽ không còn xuất hiện nữa.

Thay đổi giảng viên: Khi một giảng viên nghỉ phép và lớp học được giao cho giảng viên thay thế trong Mindbody, ZoomConnect sẽ cập nhật thông tin người chủ trì cuộc họp và gửi lại email chứa liên kết với tên giảng viên chính xác. Giảng viên thay thế không cần phải được thiết lập trước trên tài khoản Zoom của bạn.

Thiết lập

Quá trình bắt đầu rất ngắn gọn và chỉ cần thực hiện một lần:

1. Kết nối Mindbody và Zoom trong phần thiết lập ZoomConnect. Trình hướng dẫn sẽ hướng dẫn bạn từng bước thực hiện.
2. Chọn loại lớp học nào sẽ nhận được liên kết Zoom. Một studio kết hợp chỉ đánh dấu các lớp học trực tuyến và kết hợp của mình.
3. Thiết lập thời gian nhắc nhở một lần: 24 giờ trước, 1 giờ trước, cộng thêm lời nhắc ngay lập tức cho bất kỳ ai đặt chỗ trong vòng một giờ cuối cùng.
4. Chọn địa chỉ người gửi và thương hiệu sao cho email tham gia trông giống như email của studio bạn.
5. Hãy quyết định điều gì sẽ xảy ra khi một lớp học bị hủy: xóa hoàn toàn cuộc họp Zoom, hoặc giữ nguyên trạng thái đã hủy để bạn có bằng chứng. Hầu hết các phòng tập đều lưu giữ hồ sơ.
6. Hãy quyết định về việc ghi hình: liệu có nên tự động ghi lại các lớp học trực tuyến và gửi đường dẫn cho những học viên đã bỏ lỡ buổi học trực tiếp hay không.

Sau đó, người quản lý studio chỉ cần ngừng lên lịch các cuộc họp Zoom. 35 lớp học hàng tuần vẫn nhận được lịch họp, đường dẫn và lời nhắc mà không cần ai động đến Zoom.

Các con số có thể sẽ như thế nào?

Hãy xem xét một ví dụ minh họa: một phòng tập yoga kết hợp trực tuyến và trực tiếp giả định, hoạt động tại một địa điểm duy nhất, với khoảng 220 thành viên, tổ chức 35 lớp học trực tuyến mỗi tuần.

• Người quản lý studio tiết kiệm được khoảng 5,5 giờ mỗi tuần, toàn bộ thời gian chuẩn bị.
• Các lớp học bắt đầu mà không có liên kết Zoom hoạt động sẽ giảm từ một hoặc hai lớp mỗi tháng xuống còn không lớp nào.
• Số lượng người đặt chỗ muộn tăng lên vì người đặt chỗ lúc 6:58 sáng nhận được liên kết ngay lập tức và thực sự tham gia.

Vài tháng sau, hiệu quả giữ chân học viên bắt đầu xuất hiện. Tỷ lệ vắng mặt không lý do trong các buổi học trực tuyến giảm xuống vì các lời nhắc nhở được gửi đều đặn và email mang thương hiệu tạo cảm giác chuyên nghiệp. Khách hàng từng bỏ học vì "không nhận được đường link" giờ không còn lý do đó nữa. Tỷ lệ học viên tham gia lớp học trực tuyến ổn định hơn và dễ dự đoán hơn, giúp việc lên lịch dễ dàng hơn và khiến giảng viên cảm thấy các lớp học trực tuyến của họ đáng giá công sức bỏ ra. Những số liệu này chỉ mang tính minh họa, không phải là kết quả thực tế của khách hàng.

Tại sao điều này lại quan trọng đối với phòng thu của bạn?

• Bất cứ việc gì nhóm của bạn làm theo cùng một cách mỗi tuần bằng tay đều có thể bị loại bỏ. Sáu giờ một tuần tương đương với 300 giờ một năm.
• Khó khăn nằm ở việc không tạo ra một cuộc họp Zoom nào cả. Cái khó chính là toàn bộ vòng đời của nó: lên lịch lại, hủy bỏ, đặt lại chỗ, đặt chỗ vào phút cuối và thay đổi giờ giấc. Tự động hóa toàn bộ quy trình đó là điều làm cho chương trình trở nên đáng tin cậy.
• Email có chứa liên kết thương hiệu không phải là sự phô trương. Chúng tạo nên sự khác biệt giữa một email mà khách hàng tin tưởng và một email bị đưa vào thư rác.

Hãy thử xem!

Bạn tò mò không biết điều này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến lịch học của bạn? Xem trang Ứng dụng API.