Tâm trí và cơ thể kết hợp với Zoom: Hệ thống điểm danh lớp học ảo tự động theo dõi.

Vì sao hệ thống theo dõi điểm danh kết hợp lại gặp trục trặc?

Một phòng tập Pilates kết hợp giữa học viên trực tiếp và học viên tham gia qua Zoom. Huấn luyện viên điểm danh học viên trực tiếp bằng iPad của Mindbody. Học viên tham gia qua Zoom tham gia buổi học, tập luyện rồi rời đi, và không ai đánh dấu họ có mặt trong Mindbody. Kết quả là: báo cáo điểm danh không chính xác, số lượt tham gia không được tính, và một học viên đã tham gia bốn lớp học trực tuyến vẫn hiển thị đủ mười lượt tham gia trong hồ sơ của mình một tháng sau đó.

Chủ sở hữu thường chỉ phát hiện ra vào cuối tháng, sau đó phải điền lại hàng tá bản ghi tham dự bằng cách đối chiếu nhật ký Zoom với các đặt chỗ trên Mindbody. Đó là hàng giờ làm việc tẻ nhạt, và điều đó có nghĩa là doanh thu đáng lẽ ra họ đã thu được lại bị tồn đọng trong nhiều tuần.

Khoảng trống này cũng làm ảnh hưởng xấu đến hoạt động tiếp thị của bạn. Một khách hàng đã tham dự bốn lớp học trực tuyến nhưng lại được ghi nhận là chưa tham dự lớp nào, khi nhận email tự động, sẽ trông giống như một thành viên đã bỏ học và sắp rời bỏ hệ thống. Vì vậy, hệ thống của bạn sẽ tung ra chiến dịch thu hút lại người đã tham gia đều đặn suốt thời gian qua. Cô ấy cảm thấy khó hiểu, và những thành viên nhận được email không liên quan sẽ học cách bỏ qua tất cả chúng.

Khoảng cách về tỷ lệ chuyên cần thực sự gây ra chi phí gì?

Chi phí hiển nhiên là doanh thu bị thất thoát. Mỗi lớp học trực tuyến không trừ vào gói đăng ký đều là một lớp học mà khách hàng tham gia miễn phí, và trong suốt một tháng học kết hợp trực tuyến và trực tiếp, con số đó sẽ tích lũy thành tiền thật.

Cái giá phải trả ít rõ ràng hơn chính là sự tin tưởng, ở cả hai phía. Báo cáo của bạn không còn phản ánh đúng thực tế, vì vậy bạn không thể đưa ra quyết định chắc chắn về việc nên giữ lớp học nào trong lịch trình. Và các thành viên của bạn sẽ nhận thấy khi số lượt tham dự còn lại của họ không khớp với những gì họ nhớ, điều này biến một cuộc kiểm tra đơn giản ở quầy lễ tân thành một cuộc thương lượng khó xử. Dữ liệu điểm danh không chính xác không phải là vấn đề về sự gọn gàng. Đó là vấn đề về doanh thu và vấn đề về mối quan hệ.

Cách thức hoạt động khi điểm danh tự chạy

ZoomConnect cung cấp cho mỗi khách hàng đã đặt lớp một liên kết tham gia duy nhất được liên kết với đặt chỗ cụ thể của họ trên Mindbody. Khi khách hàng tham gia lớp học, hệ thống biết chính xác đó là ai vì liên kết đó xác định họ. Sau lớp học, ZoomConnect tự động đánh dấu khách hàng đó có mặt trong Mindbody và đếm ngược thời gian tham gia của họ. Chu trình tự động khép kín sau mỗi lớp học mà không cần sự can thiệp của người hướng dẫn.

Vì mỗi liên kết chỉ thuộc về một người, hệ thống cũng ngăn chặn việc một khách hàng chuyển liên kết của mình cho bạn bè. Liên kết chỉ hoạt động trên một thiết bị tại một thời điểm. Nếu cô ấy tham gia từ điện thoại và người khác cố gắng truy cập cùng một liên kết trên máy tính xách tay, lần truy cập thứ hai sẽ bị từ chối. Doanh thu từ lớp học trực tuyến của bạn được bảo vệ mà không cần người hướng dẫn phải kiểm soát.

Những người đến muộn sẽ được xử lý theo quy tắc bạn đặt ra, chứ không phải theo đánh giá nhất thời của người hướng dẫn. Một học viên đến muộn 12 phút trong một lớp học 60 phút có thể vẫn được tính là có mặt. Còn người đến muộn trong 5 phút cuối thì có lẽ không nên được tính. Bạn chỉ cần thiết lập ngưỡng này một lần cho mỗi loại lớp học, và nó sẽ được áp dụng nhất quán cho mọi lớp học.

Việc hủy đăng ký cũng được xử lý. Nếu khách hàng hủy đăng ký ngay trước giờ học, liên kết của họ sẽ ngừng hoạt động và một khách hàng trong danh sách chờ sẽ được chuyển tiếp bằng liên kết riêng của họ. Danh sách điểm danh sau đó sẽ khớp với những người thực sự tham dự, chứ không phải những người đã đặt chỗ ban đầu, đây là nguồn gốc của hầu hết các vấn đề rắc rối trong việc đối chiếu thông tin.

Thiết lập

Cách thiết lập rất đơn giản:

1. Hãy bật tính năng liên kết duy nhất trong ZoomConnect. Theo mặc định, mỗi liên kết chỉ hoạt động trên một thiết bị.
2. Lớp học sẽ diễn ra theo hình thức kết hợp (trực tuyến và trực tiếp) như thường lệ. Học viên học trực tiếp sẽ điểm danh trên iPad. Học viên học trực tuyến sẽ nhấp vào liên kết trong email nhắc nhở của họ.
3. Sau mỗi buổi học, ZoomConnect sẽ đánh dấu tất cả những người tham dự trực tuyến có mặt trong Mindbody và đếm ngược số gói bài tập của họ.
4. Thiết lập ngưỡng tham dự cho từng loại lớp học. Mặc định, học viên được tính là có mặt nếu tham gia trong 20 phút đầu tiên và ở lại ít nhất 15 phút. Một lớp học nhanh 30 phút có thể cần quy tắc chặt chẽ hơn, còn một buổi hội thảo 90 phút thì cần quy tắc linh hoạt hơn.
5. Hãy xem lại báo cáo tuần đầu tiên so với bất kỳ hồ sơ thủ công nào bạn đã lưu giữ và điều chỉnh ngưỡng nếu cần.

Sau đó, báo cáo cuối tháng chỉ đơn giản là trùng khớp với thực tế, bởi vì nó đã luôn trùng khớp từ đầu đến cuối.

Một vài trường hợp thực tế

Mất kết nối: WiFi của khách hàng bị ngắt và cô ấy kết nối lại từ điện thoại. Hệ thống nhận ra đó là cùng một người và chỉ tính cô ấy một lần, mà không làm mất dữ liệu điểm danh hoặc tính trùng lặp.

Xem chung trong gia đình: nếu hai người cùng xem từ một đặt chỗ đã thanh toán, việc tham gia sẽ được tính cho người trả phí. Nếu bạn muốn cho phép các cặp thành viên trong gia đình xem chung với một khoản phí nhỏ bổ sung, điều đó có thể được cấu hình.

Hủy đặt chỗ muộn: việc hủy đặt chỗ trong khoảng thời gian cho phép hủy sẽ được ghi nhận là hủy muộn, không phải vắng mặt hay tham dự, do đó báo cáo và phí hủy muộn vẫn chính xác.

Các con số có thể sẽ như thế nào?

Hãy xem xét một ví dụ minh họa: một phòng tập Pilates kết hợp giả định tổ chức 22 lớp học hỗn hợp mỗi tuần, với khoảng 40% học viên tham gia trực tuyến.

• Tỷ lệ tham dự trực tuyến tăng từ khoảng 78% lên khoảng 99%.
• Doanh thu từ các gói dịch vụ đã được thu hồi, bao gồm các lượt truy cập đã được thực hiện nhưng không được tính vào tổng số lượt truy cập, ước tính khoảng 1.400 đô la trong tháng đầu tiên, sau đó duy trì ở mức bằng không trong các tháng tiếp theo.
• Thời gian làm việc của chủ sở hữu trong việc đối chiếu chấm công cuối tháng giảm xuống bằng không.

Có một lợi ích đáng kể về trải nghiệm hội viên. Hội viên tin tưởng rằng số lượt ghé thăm của họ được tính chính xác vì hồ sơ của phòng tập trùng khớp với những gì họ nhớ. Cuộc trò chuyện "Tôi còn bao nhiêu lượt ghé thăm nữa?" không còn là cuộc thương lượng mà trở thành một sự xác nhận đơn giản. Những con số này chỉ mang tính minh họa, không phải là kết quả thực tế của khách hàng.

Vì sao điều này lại quan trọng đối với lợi nhuận của bạn?

• Thất thoát doanh thu từ các gói sản phẩm không bao giờ giảm giá trị là điều khó nhận thấy cho đến khi bạn chủ động tìm hiểu. Hầu hết các studio kết hợp (hybrid studios) đều đang thất thoát doanh thu mà không biết mức độ thất thoát là bao nhiêu.
• Giới hạn mỗi thiết bị một kết nối không phải là để trừng phạt học viên. Đó là mức tối thiểu để bảo vệ doanh thu mà các lớp học trực tuyến của bạn dự kiến sẽ mang lại.
• Dữ liệu điểm danh chính xác sẽ tạo tiền đề cho hoạt động tiếp thị chính xác. Khi hồ sơ phản ánh đúng thực tế, email thu hút lại thành viên sẽ tiếp cận đúng người và các thành viên sẽ tiếp tục tin tưởng vào thông điệp của bạn.

Hãy thử xem!

Bạn tò mò muốn biết cách thức này hoạt động như thế nào đối với các lớp học kết hợp trực tuyến và trực tiếp của bạn? Xem trang Ứng dụng API.