Tâm trí và Zoom: Thông báo bài học bằng ngôn ngữ và múi giờ của từng học sinh.

Chi phí tiềm ẩn của việc chỉ sử dụng tiếng Anh trong email lớp học

Một võ đường karate quốc tế tổ chức các lớp học trực tuyến cho học viên trên khắp Bắc Mỹ, Châu Âu và Đông Á. Các lớp học được giảng dạy bằng tiếng Anh, nhưng học viên muốn nhận email nhắc nhở bằng ngôn ngữ của họ. Email nhắc nhở của võ đường chỉ được gửi bằng tiếng Anh, điều này gây ra hai vấn đề. Học viên Nhật Bản bỏ lỡ các email này vì họ lọc email tiếng Anh rất kỹ. Phụ huynh người Đức khi đăng ký cho con em mình muốn nhận xác nhận bằng tiếng Đức.

Thêm vào đó, thời gian gửi thông báo không phù hợp với một nửa số học viên. Một thông báo được gửi vào giờ địa phương của võ đường có thể đến tay học viên ở Tokyo lúc 4 giờ sáng, điều này hoàn toàn vô nghĩa.

Còn có một cái giá phải trả sâu xa hơn nữa. Một đội ngũ sinh viên quốc tế đòi hỏi một tiêu chuẩn quốc tế. Việc gửi những lời nhắc nhở chỉ bằng tiếng Anh cho sinh viên Nhật Bản hoặc Hàn Quốc ngầm ám chỉ rằng họ được hoan nghênh đóng phí nhưng chưa thực sự là một phần của cộng đồng. Không ai phàn nàn trực tiếp về điều đó, nhưng cảm giác đó khiến mọi người dần rời bỏ.

Chi phí thực tế của việc chỉ gửi lời nhắc bằng tiếng Anh và sai giờ là bao nhiêu?

Một lời nhắc nhở mà học viên không bao giờ đọc còn tệ hơn là không có lời nhắc nhở nào, bởi vì bạn tin rằng bạn đã nhắc nhở họ còn họ lại tin rằng bạn chưa nhắc. Khoảng trống đó dẫn đến việc học viên vắng mặt, tấm thảm trống không, và theo thời gian, một học viên sẽ âm thầm ngừng đặt lịch học.

Các giải pháp thay thế thông thường đều không tốt. Chọn một ngôn ngữ thì sẽ làm phiền tất cả những người không nói ngôn ngữ đó. Xây dựng một hệ thống email đa ngôn ngữ tùy chỉnh thì chi phí sẽ cao hơn giá trị doanh thu quốc tế thu được. Vì vậy, hầu hết các studio gửi email bằng tiếng Anh theo giờ địa phương của studio và chấp nhận việc mất người tham dự, mà không thực sự liên kết những chỗ ngồi trống với những email mà không ai sử dụng.

Cách thức hoạt động khi lời nhắc phù hợp với học sinh

ZoomConnect gửi cho mỗi học sinh lời nhắc lớp học bằng ngôn ngữ của họ, vào đúng thời điểm theo múi giờ của họ. Phụ huynh người Đức nhận được lời nhắc bằng tiếng Đức. Học sinh ở Tokyo nhận được lời nhắc bằng tiếng Nhật. Học sinh nói tiếng Anh nhận được lời nhắc bằng tiếng Anh. Và lời nhắc được đặt 24 giờ trước giờ học sẽ được gửi đến 24 giờ trước giờ học theo giờ địa phương của học sinh, chứ không phải giờ của studio.

Bản dịch được thực hiện đúng cách. Những từ ngữ không thay đổi giữa các lớp học được dịch một lần, theo ngôn ngữ, lý tưởng nhất là được người bản ngữ xem lại để đảm bảo giọng điệu chính xác. Những chi tiết thay đổi, như tên lớp học, người hướng dẫn, thời gian, đường dẫn tham gia, được cập nhật tự động. Tên riêng như lớp học có tiêu đề “Những kỹ thuật cơ bản của Karate Kata” được giữ nguyên, vì việc dịch chúng thường gây hại nhiều hơn là có lợi.

Chức năng quản lý giờ giấc đã được tích hợp sẵn. Sinh viên Nhật Bản sẽ nhận được thông báo theo giờ Nhật Bản, giờ này không thay đổi theo giờ tiết kiệm ánh sáng ban ngày. Sinh viên Bắc Mỹ và châu Âu sẽ nhận được thông báo theo giờ tiết kiệm ánh sáng ban ngày của riêng họ, diễn ra vào các ngày khác nhau. Bạn chỉ cần thiết lập ngôn ngữ và múi giờ cho mỗi sinh viên một lần, và hệ thống sẽ tự động xử lý mọi trường hợp sau đó.

Thiết lập

Cách thiết lập rất đơn giản:

1. Ghi lại ngôn ngữ ưa thích của mỗi học sinh trong Mindbody. Sử dụng trường tùy chỉnh là được.
2. Trong ZoomConnect, hãy thiết lập mẫu nhắc nhở cho mỗi ngôn ngữ mà võ đường của bạn phục vụ.
3. Chọn thời gian nhắc nhở: 24 giờ trước, một giờ trước, hoặc cả hai, tất cả đều theo giờ địa phương của học sinh.
4. Tổ chức một lớp học. Lớp học lúc 8 giờ tối theo giờ Tokyo sẽ gửi cho học viên người Nhật một lời nhắc bằng tiếng Nhật đúng giờ địa phương.
5. Hãy dịch từng mẫu một lần với người bản ngữ. Bản dịch máy là bản nháp đầu tiên tốt, nhưng việc người bản ngữ xem xét lại sẽ giúp giọng văn trở nên chính xác hơn. Hầu hết các trung tâm dạy võ đều làm điều này theo từng ngôn ngữ khi mỗi nhóm phát triển.
6. Theo dõi tỷ lệ mở email theo nhóm ngôn ngữ. Báo cáo tỷ lệ gửi email phân tích tỷ lệ mở theo ngôn ngữ, vì vậy nhóm nào có hiệu suất kém hơn cho thấy mẫu email của nhóm đó cần được xem xét lại.

Một vài chi tiết nhỏ hơn cũng được xử lý tự động. Các ngôn ngữ viết từ phải sang trái như tiếng Ả Rập và tiếng Do Thái sẽ hiển thị chính xác trong email của người nhận. Các ký tự tiếng Nhật, tiếng Hàn và tiếng Trung cũng được hiển thị rõ ràng, và bạn có thể gửi email thử nghiệm cho chính mình để xác nhận chúng hiển thị đúng trong các ứng dụng email mà học sinh của bạn thực sự sử dụng. Và nếu muốn, bạn có thể bỏ qua lời nhắc nhở vào các ngày lễ lớn ở quốc gia của học sinh, hoặc thay vào đó gửi lời chúc mừng ngày lễ.

Các con số có thể sẽ như thế nào?

Hãy xem xét một ví dụ minh họa: một võ đường karate giả định với khoảng 380 học viên trực tuyến đang hoạt động tại 11 quốc gia.

• Tỷ lệ mở email nhắc nhở tăng từ mức trung bình toàn danh sách khoảng 38% lên khoảng 61%.
• Nhóm người Nhật, nơi việc lọc tiếng Anh khắc nghiệt nhất, tăng từ khoảng 22% lên khoảng 67%, mức tăng lớn nhất trong tất cả các nhóm.
• Tỷ lệ khách không đến giảm từ khoảng 14% xuống còn khoảng 7%.
• Tỷ lệ giữ chân sinh viên quốc tế được cải thiện đáng kể.

Theo thời gian, sẽ có hiệu ứng giới thiệu. Sinh viên cảm thấy được quan tâm thực sự, bằng ngôn ngữ mẹ đẻ và theo thời gian biểu của riêng họ, sẽ giới thiệu bạn bè từ quê hương của họ. Mỗi nhóm trở thành một cỗ máy giới thiệu nhỏ của riêng mình. Nhóm người Đức phát triển nhóm người Đức, nhóm người Nhật phát triển nhóm người Nhật. Tất cả những điều đó sẽ không xảy ra khi các email chỉ được gửi một cách qua loa. Những số liệu này chỉ mang tính minh họa, không phải là kết quả thực tế của khách hàng.

Tại sao điều này lại quan trọng đối với phòng thu của bạn?

• Đối với danh sách nhân viên quốc tế, ngôn ngữ email không chỉ là phép lịch sự. Nó tạo nên sự khác biệt giữa hộp thư đến và thư mục thư rác.
• Lời nhắc được gửi đúng giờ địa phương là loại lời nhắc duy nhất có hiệu quả đối với sinh viên ở múi giờ khác. Việc ước lượng thời gian theo giờ địa phương của studio chỉ là phỏng đoán và không hiệu quả với một nửa số sinh viên trong lớp.
• Thiết lập nó một lần ở lớp tích hợp. Sự phức tạp này không bao giờ nên xuất hiện trong công việc hàng ngày của giảng viên.

Hãy thử xem!

Bạn tò mò muốn biết điều này hoạt động như thế nào đối với sinh viên quốc tế của bạn? Xem trang Ứng dụng API.