Cliniko và HubSpot: Báo cáo về bác sĩ và địa điểm cho phòng khám đa chuyên khoa

Khi một phòng khám có đến hàng chục bác sĩ thuộc nhiều chuyên khoa khác nhau, việc đánh giá "ai đang làm tốt" không còn là điều có thể dễ dàng nhận biết bằng mắt thường nữa. Câu hỏi tương tự được quản lý phòng khám đặt ra hàng tuần, giám đốc điều hành đặt ra hàng tháng và hội đồng quản trị đặt ra hàng quý, và câu trả lời không nên đòi hỏi phải lập một bảng tính mới mỗi lần.

Lấy một ví dụ minh họa: Harbourview Allied Health Collective, một cơ sở hoạt động giả định gồm 4 địa điểm với 22 chuyên gia thuộc các lĩnh vực vật lý trị liệu, trị liệu nghề nghiệp, dinh dưỡng và sinh lý học thể dục. Người quản lý phòng khám không thể dễ dàng trả lời các câu hỏi đơn giản liên ngành. Mỗi tháng, khoa vật lý trị liệu giới thiệu bao nhiêu bệnh nhân chung cho khoa dinh dưỡng? Chuyên gia nào có tỷ lệ đặt lịch lại cao nhất? Lịch làm việc của địa điểm nào đang kéo mức trung bình của toàn mạng lưới xuống? Mỗi câu hỏi cần một lần xuất dữ liệu mới, một lần xoay trục mới và một vòng ghép bệnh nhân thủ công mới.

Những câu hỏi mà một phòng khám đa chuyên khoa thực sự cần được giải đáp

Một phòng khám với 22 chuyên gia hoạt động như một mạng lưới nhỏ, chứ không phải một phòng khám đơn lẻ. Ban lãnh đạo cần những câu trả lời như:

• Những chuyên gia nào đang hoạt động hết công suất, và những chuyên gia nào đang hoạt động dưới mức công suất tối đa?
• Sự kết hợp giữa các chuyên ngành nào tạo ra nhiều lượt chuyển tuyến nội bộ nhất (vật lý trị liệu sang dinh dưỡng, trị liệu nghề nghiệp sang sinh lý học thể dục)?
• Địa điểm nào mang lại giá trị trọn đời cao nhất cho mỗi bệnh nhân mới, và tại sao?
• Chuyên gia nào giỏi nhất trong việc biến đánh giá ban đầu thành kế hoạch chăm sóc lâu dài?

Không có dữ liệu nào trong số này có thể được lưu trữ đầy đủ trong một bảng tính phẳng. Chúng cần được kết nối với mọi bệnh nhân, cuộc hẹn, bác sĩ, địa điểm và kế hoạch chăm sóc để bạn có thể phân tích số liệu một cách dễ dàng.

Chi phí của quy trình báo cáo thủ công là bao nhiêu?

Các báo cáo tích hợp sẵn của Cliniko chỉ trả lời những thông tin cơ bản như doanh thu trên mỗi bác sĩ, số cuộc hẹn mỗi ngày, nhưng chúng không thể kết nối các điểm dữ liệu cần thiết cho báo cáo đa ngành. Một công cụ báo cáo được xây dựng trên dữ liệu xuất cũ sẽ làm mất đi liên kết giới thiệu bệnh nhân và cần một nhà phân tích để duy trì hoạt động. Một bảng tính được sao chép thủ công thì ổn với 6 bác sĩ nhưng không thể sử dụng được với 22 bác sĩ. Vì vậy, người quản lý phòng khám phải liên tục xây dựng lại báo cáo bằng tay, giám đốc điều hành phải chờ đợi nhiều ngày để có câu trả lời, và các quyết định được đưa ra dựa trên thông tin không đầy đủ.

Cách thức hoạt động của báo cáo tự động

Khi CRMConnect kết nối Cliniko với HubSpot, lịch hẹn, bệnh nhân, hóa đơn, bác sĩ, địa điểm và kế hoạch chăm sóc của bạn đều trở thành các khối xây dựng báo cáo được cập nhật tự động, với các mối quan hệ giữa chúng được giữ nguyên. Mỗi cuộc hẹn đã có sẵn thông tin về bác sĩ và địa điểm, vì vậy bạn có thể phân tích bất kỳ báo cáo nào theo một trong hai yếu tố này mà không cần thêm thao tác. Và vì hồ sơ bệnh nhân được kết nối trên toàn mạng lưới, bạn vẫn giữ được luồng thông tin chuyển tuyến ngay cả khi một bệnh nhân khám nhiều bác sĩ thuộc nhiều chuyên khoa khác nhau.

Đây là bản báo cáo mà bạn có thể lập ra:

Hiệu suất của người hành nghề. Đối với mỗi bác sĩ: số lượng cuộc hẹn đã đến trong 30 ngày qua, tỷ lệ vắng mặt, tỷ lệ đặt lại lịch hẹn (tỷ lệ các cuộc hẹn đã đến dẫn đến việc đặt lịch hẹn khác trong vòng 28 ngày) và giá trị trung bình của mỗi cuộc hẹn.

Hiệu suất vị trí. Đối với mỗi địa điểm: mức độ kín lịch hẹn so với số giờ làm việc của bác sĩ, số bệnh nhân mới đạt được trong kỳ và giá trị trọn đời trung bình của bệnh nhân tại địa điểm đó.

Giới thiệu nội bộ. Xác định những bệnh nhân có lịch hẹn khám ở nhiều chuyên khoa khác nhau, và nhóm họ theo nơi giới thiệu và nơi họ được chuyển đến. Báo cáo này sẽ cho bạn biết liệu mô hình đa chuyên khoa của bạn có thực sự là đa chuyên khoa hay chỉ là các phòng khám tư nhân hoạt động chung một mái nhà.

Giới hạn quyền truy cập theo vị trí. Mỗi quản lý phòng khám chỉ phụ trách bệnh nhân và hoạt động của riêng mình, trong khi giám đốc điều hành (COO) phụ trách toàn bộ mạng lưới. Vị trí được ghi trên mỗi cuộc hẹn là yếu tố giúp phân chia công việc rõ ràng và hiệu quả.

Những điều bạn thường khám phá

Một phòng khám có đặc điểm tương tự như Harbourview thường nhận thấy, trong tháng đầu tiên, rằng hai hoặc ba bác sĩ đang hoạt động ở mức 95% công suất trong khi hai người khác hoạt động dưới 55%, rằng một địa điểm chiếm 80% tổng số lượt giới thiệu nội bộ từ vật lý trị liệu sang dinh dưỡng trong khi ba địa điểm còn lại gần như bằng không, và rằng địa điểm có giá trị trọn đời cao nhất không phải là địa điểm có chi phí tiếp thị cao nhất. Mỗi điều đó đều là một quyết định đang chờ được đưa ra. Các báo cáo được cập nhật tự động, giám đốc điều hành không còn yêu cầu "bảng tính" nữa, và việc báo cáo hàng quý cho hội đồng quản trị chỉ mất 20 phút thay vì hai ngày.

Làm thế nào để sử dụng báo cáo của người hành nghề một cách công bằng

Số liệu thống kê năng lực của các chuyên gia là một công cụ quản lý, chứ không phải là bảng điểm công khai. Có hai điểm cần lưu ý:

• Không nên biến số lượng cuộc hẹn thành bảng xếp hạng được đăng trong nhóm chat của nhân viên. Mỗi chuyên khoa có thời lượng cuộc hẹn khác nhau và độ phức tạp của ca bệnh khác nhau. Một buổi đánh giá vật lý trị liệu vùng chậu 75 phút không giống với một buổi tái khám 20 phút.
• Không nên đưa các chi tiết lâm sàng (ghi chú bệnh án, chẩn đoán, chi tiết điều trị) vào bảng điều khiển quản lý. Cấu trúc kế hoạch chăm sóc như giới hạn số buổi điều trị và các mốc quan trọng là hoạt động bình thường và có thể báo cáo được. Phần tường thuật lâm sàng nên được lưu trữ trong Cliniko.

Tại sao điều này lại quan trọng đối với phòng khám của bạn?

Khi có đến hàng chục chuyên gia tham gia, trực giác không còn đủ tin cậy và các báo cáo thủ công cũng không còn đủ nhanh. Báo cáo theo thời gian thực về chuyên gia, địa điểm và giới thiệu nội bộ biến câu hỏi “ai đang làm tốt” thành câu hỏi bạn có thể trả lời trong vài giây, bằng số liệu thực tế, mỗi khi được hỏi. Đặc biệt, báo cáo giới thiệu nội bộ là báo cáo mà hầu hết các phòng khám đa chuyên khoa không bao giờ xây dựng, và chính báo cáo này cho bạn biết mô hình của bạn có thực sự hiệu quả hay không.

Bạn muốn xem CRMConnect Cliniko kết nối với HubSpot hoạt động như thế nào? Xem trang Ứng dụng API.