Cliniko và HubSpot: Chứng minh quảng cáo nào thực sự thu hút người dùng đến phòng khám.

Nhóm tiếp thị của bạn có thể chứng minh quảng cáo nào đã giúp khách hàng điền vào biểu mẫu. Nhưng họ không thể chứng minh quảng cáo nào đã giúp khách hàng đặt lịch đánh giá ban đầu. Đó là hai việc hoàn toàn khác nhau, và chỉ một trong hai việc đó mới giúp bạn trang trải chi phí.

Đây chính là lỗ hổng âm thầm đốt cháy ngân sách quảng cáo lên đến hàng trăm nghìn đô la trong lĩnh vực vật lý trị liệu. Một chiến dịch thu được 80 lượt điền biểu mẫu mỗi tháng có vẻ thành công cho đến khi bạn phát hiện ra rằng 60 trong số đó chỉ là người xem lướt qua, và phần lớn các cuộc hẹn khám bệnh thực tế đến từ một quảng cáo khác với số lượt điền biểu mẫu chỉ bằng một nửa.

Lấy một ví dụ minh họa. Lakeshore Physio and Sports Recovery là một phòng khám giả định có 3 địa điểm với 14 chuyên viên và khoảng 9.000 bệnh nhân đang điều trị. Họ đã chi một khoản tiền đáng kể cho quảng cáo trên mạng xã hội về đau lưng và phục hồi chức năng sau phẫu thuật. HubSpot cho họ thấy chi phí cho mỗi lần điền biểu mẫu. Cliniko cho họ thấy số lượng cuộc hẹn khám ban đầu. Không có gì liên kết hai chỉ số này với nhau, vì vậy giám đốc marketing đã phân bổ ngân sách tháng tới dựa trên trực giác.

Vì sao việc điền vào biểu mẫu lại là điểm kết thúc sai?

Hầu hết các công cụ tiếp thị đều coi việc điền vào biểu mẫu là thời điểm chiến dịch “thành công”. Điều đó hợp lý khi sản phẩm là kỹ thuật số. Nhưng trong một phòng khám vật lý trị liệu, thời điểm thực sự quan trọng là khi bệnh nhân đến khám lần đầu, thường là 9 đến 14 ngày sau khi họ điền vào biểu mẫu. Đến khi cuộc hẹn được đặt, bệnh nhân đến khám và thanh toán, chiến dịch thu hút họ đến đã bị hệ thống tiếp thị của bạn lãng quên.

Các giải pháp tạm thời thông thường đều không hiệu quả trong một phòng khám bận rộn. Việc yêu cầu lễ tân ghi lại nguồn gốc bệnh nhân được thực hiện vào thứ Ba và bị quên vào thứ Tư. Việc xuất dữ liệu bảng tính hàng tuần từ Cliniko sang HubSpot tạo ra các bản ghi bệnh nhân trùng lặp và bị chậm trễ một tuần. Trường "Bạn biết đến chúng tôi bằng cách nào?" mà các bác sĩ phải điền vào thường lại hiển thị là "Khác". Không có giải pháp nào trong số này có thể đáp ứng được lịch trình thực tế của phòng khám.

Cách thức hoạt động khi Cliniko và HubSpot phối hợp nhịp nhàng

CRMConnect dành cho Cliniko và HubSpot giải quyết vấn đề tận gốc: nó tự động đồng bộ hóa hồ sơ bệnh nhân, lịch hẹn và hóa đơn giữa hai hệ thống, đảm bảo chiến dịch ban đầu thu hút bệnh nhân sẽ được liên kết với bệnh nhân đó cho đến khi thu được doanh thu.

Đây là những gì diễn ra hàng ngày:

• Mọi bệnh nhân đến khám thông qua mẫu đăng ký tiếp thị đều được lưu giữ thông tin về chiến dịch tiếp thị ban đầu trong hồ sơ của họ, ngay cả nhiều tháng sau đó.
• Mỗi cuộc hẹn với Cliniko đều được hiển thị trong HubSpot như một bản ghi riêng biệt, kèm theo thông tin về bệnh nhân, bác sĩ, loại cuộc hẹn, địa điểm phòng khám và trạng thái (đã đặt lịch, đã đến, bỏ lỡ, đã hủy). Khi một cuộc đánh giá ban đầu được đặt lịch với giá 180 đô la, giá trị đó sẽ được ghi nhận và chuyển thành doanh thu khi bệnh nhân đến.
• Khi bộ phận lễ tân của bạn hợp nhất các bệnh nhân trùng lặp hoặc cập nhật thông tin liên hệ trong Cliniko, những chỉnh sửa đó sẽ được cập nhật một cách liền mạch thay vì làm lưu giữ dữ liệu chiến dịch ban đầu trên một bản ghi mà không ai xem đến.

Với thiết lập này, nhóm tiếp thị của bạn cuối cùng có thể xây dựng báo cáo quan trọng: cho mỗi chiến dịch, có bao nhiêu cuộc đánh giá ban đầu đã được đặt lịch, bao nhiêu bệnh nhân thực sự đến và doanh thu thu được là bao nhiêu. Để có cái nhìn sâu sắc hơn, thiết lập tương tự cũng tích hợp hóa đơn Cliniko vào HubSpot, cho phép bạn so sánh doanh thu đã đặt lịch với doanh thu thực tế đã lập hóa đơn, sau khi trừ đi các khoản giảm giá và điều chỉnh.

Các con số thường có hình dạng như thế nào?

Dựa trên các số liệu minh họa ở trên, Lakeshore thường phát hiện ra trong vòng 60 ngày đầu tiên rằng chiến dịch quảng cáo về đau lưng trên Instagram mà họ cho là hiệu quả nhất thực chất lại chỉ đứng thứ ba về chi phí trên mỗi lượt đánh giá, và một chiến dịch tiếp thị lại trên Facebook ít tương tác hơn lại tạo ra lượt đánh giá ban đầu với chi phí chỉ bằng khoảng 60%.

Việc phân bổ lại chi tiêu chỉ dựa trên tín hiệu đó thường giúp giảm chi phí trung bình cho mỗi lượt đánh giá ban đầu từ 140 đến 160 đô la xuống còn 90 đến 110 đô la trong vòng một quý. Điều này không đòi hỏi ngân sách quảng cáo lớn hơn. Nó chỉ cần tập trung ngân sách vào các quảng cáo lấp đầy phòng điều trị.

Tại sao điều này lại quan trọng đối với hoạt động thực tiễn của bạn?

Hãy coi những cuộc hẹn đã được đặt và bệnh nhân đến khám là kết quả thực sự của hoạt động marketing, chứ không phải chỉ là việc điền vào biểu mẫu. Khi lịch trình, hồ sơ bệnh nhân và hóa đơn của bạn được đồng bộ tự động với hệ thống marketing, bạn có thể biết chính xác chiến dịch nào mang lại bệnh nhân trả tiền và chiến dịch nào chỉ tạo ra lượt nhấp chuột.

Chỉ một sự thay đổi nhỏ, từ việc đếm số lượt điền biểu mẫu sang đếm số bài đánh giá đã nhận được, thường mang lại giá trị lớn hơn bất kỳ thay đổi nào đối với chính các quảng cáo, bởi vì nó cho bạn biết nên dừng lãng phí tiền ở đâu.

Bạn muốn xem CRMConnect Cliniko kết nối với HubSpot hoạt động như thế nào? Xem trang Ứng dụng API.