Cliniko và HubSpot: Dự báo doanh thu mà một phòng khám y học thể thao có thể tin tưởng.

Trong bất kỳ phòng khám đang phát triển nào, cũng có một thời điểm mà bảng dự báo doanh thu sáng thứ Hai không còn là công cụ hữu ích mà trở thành gánh nặng. Chủ sở hữu hoặc người phụ trách tài chính phải tự tay lập lại bảng dự báo. Các bác sĩ không nắm bắt được những gì bảng dự báo thể hiện. Ban lãnh đạo tranh cãi về những con số sai lệch vì những con số đúng đã lỗi thời bốn ngày. Các quyết định được đưa ra dựa trên trực giác.

Lấy một ví dụ minh họa. Northpoint Sports Medicine là một phòng khám giả định có quy mô lớn với 8 bác sĩ và doanh thu hàng năm khoảng 2,4 triệu đô la. Việc lập hóa đơn được thực hiện trên Cliniko. Dự báo và bảng điều khiển được lưu trữ trên HubSpot. Mỗi thứ Hai, người phụ trách tài chính xuất cả hai dữ liệu, ghép chúng lại với nhau trong một bảng tính, xây dựng biểu đồ 30/60/90 năm và gửi qua email. Đến thứ Tư, các con số đã sai. Đến thứ Sáu, không ai còn tin tưởng chúng nữa.

Vì sao các giải pháp thông thường không hiệu quả

Lời khuyên thông thường trong trường hợp này là sử dụng phần mềm kế toán, như Xero hoặc QuickBooks, làm trung gian giữa Cliniko và HubSpot, và xây dựng dự báo dựa trên đó. Điều này hiệu quả đối với việc tính thuế. Nhưng nó không hiệu quả đối với việc điều hành kinh doanh, bởi vì phần mềm kế toán chỉ ghi nhận những gì đã được lập hóa đơn hoặc thu tiền, chứ không phải những gì đang có trong lịch trình. Đến khi doanh thu được ghi nhận vào hệ thống kế toán, thì cơ hội để xử lý nó đã trôi qua.

Một cách tiếp cận phổ biến khác là sử dụng bảng điều khiển báo cáo riêng biệt được xây dựng từ dữ liệu của Cliniko. Điều này cung cấp cho ban lãnh đạo một biểu đồ đẹp mắt nhưng lại không có nơi nào để hành động. HubSpot mới là nơi lưu trữ hoạt động của bệnh nhân, tiếp thị và quy trình bán hàng thực sự. Việc tách dự báo ra một hệ thống thứ hai chỉ tạo ra hai bộ số liệu mà không ai hoàn toàn tin tưởng.

Cách thức hoạt động khi Cliniko và HubSpot phối hợp nhịp nhàng

Kết nối CRMConnect Cliniko với HubSpot giúp đồng bộ hóa lịch hẹn và hóa đơn của bạn với HubSpot một cách tự động, dưới dạng hai luồng dữ liệu riêng biệt. Lịch hẹn là chỉ số hàng đầu: chúng cho thấy doanh thu hiện có trên lịch. Hóa đơn là doanh thu đã được xác nhận: chúng cho thấy những gì đã được lập hóa đơn, đã thanh toán hoặc đã được xóa sổ. Kết hợp cả hai lại, bạn sẽ có được dự báo 30/60/90 thực tế được cập nhật mỗi khi có thay đổi trong Cliniko, chứ không phải mỗi khi ai đó mở bảng tính.

Đây là những gì bạn nhận được:

• Mỗi hóa đơn của Cliniko đều hiển thị trong HubSpot với ngày phát hành, trạng thái, số tiền ròng, thuế, tổng cộng, bất kỳ khoản giảm giá nào và thông tin bệnh nhân, do đó doanh thu đã được xác nhận luôn được cập nhật.
• Mỗi cuộc hẹn trên Cliniko đều hiển thị ngày, bác sĩ, địa điểm phòng khám, loại hình và giá trị dự kiến, giúp bạn theo dõi doanh thu đã đặt lịch trên lịch.
• Thông tin chi tiết về kế hoạch chăm sóc của mỗi bệnh nhân, chẳng hạn như giới hạn số buổi điều trị và khả năng còn lại, cũng được hiển thị rõ ràng, giúp tránh việc tính trùng lặp những bệnh nhân có gói bảo hiểm sắp hết hạn.

Từ đó, dự báo 30/60/90 trở thành tổng của ba yếu tố: doanh thu đã thanh toán trong kỳ, doanh thu đã lập hóa đơn và đang chờ xử lý trong kỳ, và số lượng cuộc hẹn đã đặt trong kỳ được điều chỉnh theo tỷ lệ từ khi bệnh nhân đến đến khi lập hóa đơn trong quá khứ. Bạn có thể phân tích theo từng bác sĩ và từng dịch vụ, đánh giá ban đầu, tái khám, các đợt điều trị, các gói dịch vụ, và theo dõi sự thay đổi so với dự báo hàng tuần. Và vì mỗi hồ sơ bệnh nhân đều ghi lại chiến dịch đã thu hút họ đến, cuối cùng bạn có thể tạo ra một báo cáo lợi tức tiếp thị thực sự: chi phí quảng cáo thu vào, doanh thu đã lập hóa đơn thu ra.

Các con số thường có hình dạng như thế nào?

Một phòng khám có đặc điểm tương tự như Northpoint thường thấy độ chính xác dự báo được cải thiện từ mức cơ bản 75 đến 80 phần trăm trên bảng tính lên đến mức cao hơn 90 phần trăm khi có các cuộc hẹn và hóa đơn được gửi đến. Những con số này chỉ mang tính minh họa, nhưng xu hướng chung vẫn đúng.

Quan trọng hơn cả độ chính xác là thời điểm. Bản dự báo được cập nhật suốt cả tuần, nhờ đó ban lãnh đạo không còn tranh cãi về số liệu của thứ Hai tuần trước mà bắt đầu hành động vào sáng thứ Năm. Trưởng bộ phận tài chính tiết kiệm được từ bốn đến sáu giờ mỗi tuần, thời gian trước đây dành cho việc xây dựng lại dữ liệu thủ công. Và các cuộc trao đổi về lợi nhuận marketing cuối cùng cũng sử dụng doanh thu đã lập hóa đơn làm thước đo, thay vì số lượng biểu mẫu được điền.

Gói dịch vụ chăm sóc định kỳ không tính trùng lặp

Y học thể thao bán rất nhiều gói dịch vụ nhiều lần thăm khám: gói 6 buổi điều trị, chương trình phục hồi chức năng 12 tuần, hoặc liệu trình phục hồi sau phẫu thuật. Vì thông tin chi tiết về kế hoạch chăm sóc của mỗi bệnh nhân, bao gồm giới hạn số buổi điều trị và khả năng còn lại, đều hiển thị trên HubSpot, nên hệ thống có thể nhận biết doanh thu của gói dịch vụ khi nó thực sự được lập hóa đơn, thường là trả trước, và tránh dự báo doanh thu của các buổi điều trị trong tương lai đã được thanh toán. Nếu không có thông tin về kế hoạch chăm sóc này, bệnh nhân sử dụng gói dịch vụ thường bị tính hai lần, một lần khi bán hàng và một lần nữa tại mỗi buổi điều trị đã đặt lịch.

Tại sao điều này lại quan trọng đối với hoạt động thực tiễn của bạn?

Một dự báo đáng tin cậy là sự kết hợp của hai yếu tố: số lượng cuộc hẹn đã đặt làm chỉ số dẫn đầu, và hóa đơn là doanh thu đã được xác nhận, cùng với khả năng đáp ứng kế hoạch chăm sóc của mỗi bệnh nhân đóng vai trò như một sự kiểm chứng. Hãy đảm bảo cả ba yếu tố này hoạt động trơn tru trước khi bạn lo lắng về bảng điều khiển.

Bảng tính không chậm vì chúng tệ. Chúng chậm vì cần người cập nhật dữ liệu thủ công. Chuyển việc cập nhật đó vào hệ thống tích hợp và thói quen làm việc mỗi thứ Hai sẽ biến mất. Và các cuộc thảo luận về lợi nhuận tiếp thị chỉ trở nên nghiêm túc khi thước đo là doanh thu đã lập hóa đơn, chứ không phải số lượng biểu mẫu được điền.

Bạn muốn xem CRMConnect Cliniko kết nối với HubSpot hoạt động như thế nào? Xem trang Ứng dụng API.