Mindbody 和 Calendly：在客户到达之前准备好每位客户的问询答案

一家针灸诊所会在新客户首次就诊前询问五个基本问题：主要症状、既往治疗史、是否怀孕、正在服用的药物以及偏好的治疗方式。Calendly 预约表单可以清晰地记录所有这些信息。医生会在预约通知邮件中看到这些答案。

然后她走进治疗室，打开客户预约表，却只看到客户的姓名和预约时间。所有问诊信息都藏在一封邮件里，她得费劲地翻找。所以她要么得把每封预约邮件都打印出来——谁都不想留下这种纸质记录——要么就得当面再问一遍那五个问题，这既让客户不耐烦，又浪费了治疗时间。

举个假设的例子。一家针灸诊所，有四位医师，每周大约要接待 60 位新客户。这就是他们每个人每天面临的现实。

埋入式进气口会给你带来哪些损失？

在咨询过程中阅读预约邮件，或者重复询问客户已经回答过的问题，会传递一个隐晦却清晰的信息：我们没有为你做好准备。对于客户常常感到紧张的临床服务而言，第一印象至关重要。这决定了客户是感受到关怀，还是对你是否足够可靠产生怀疑。

除了体验成本之外，还有实际成本。如果服务提供商每次会诊前都要重新解析相同的五个答案，那么每月就要重复数百次同样的低价值工作。此外，对于临床环境而言，还存在合规性问题：如果患者信息散落在电子邮件存档中，而不是存储在临床记录系统中，一旦接受审计，就会出现问题。将患者信息存储在患者记录中，可以同时解决体验问题、节省时间并确保合规性。

客户记录中如何记录客户信息

CalendarConnect 会将 Calendly 患者信息采集表中的每个答案自动复制到 Mindbody 客户档案的特定位置。主要症状填写在一个字段中，怀孕状况填写在另一个字段中，用药清单也单独填写在一个字段中。医护人员每次打开客户档案时，都能看到这些信息按预期排列在相同的位置，无需再费力查找邮件。

您只需设置一次布局，即可根据预约类型进行调整。例如，标准的新客户咨询可能需要回答五个问题；仅按摩咨询可能需要回答三个问题；而以生育为重点的咨询则可以提出其特有的问题。您只需设置一次，所有服务提供者和每次咨询的结构都将保持一致。

除了更快的备考速度，你还能获得什么？

由于答案会记录在真实有序的字段中，而不是一大堆自由文本，因此您可以生成相应的报告。以前需要手动查阅每条记录才能回答的问题，现在只需快速查找即可：例如，本季度有多少客户提及怀孕，本月有多少新客户因特定病症前来就诊，哪些医护人员接诊特定类型的客户最多。诊所正是利用这些信息来制定人员配备、市场营销和专科培训决策。

它还能让您的后续营销更加精准。通过将客户咨询记录整理到客户档案中，您可以针对前来咨询生育问题的客户发送一系列专门针对生育的邮件，并针对术后恢复期的客户发送一系列专门针对康复的邮件。这样一来，千篇一律的群发邮件将被真正符合客户需求的个性化信息所取代，您的邮件打开率和回复率也会相应提高。

你设置了什么

设置过程很简单。您只需在新客户 Calendly 预约表单上创建五个基本问题，确定每个答案在 Mindbody 客户资料中的位置，然后进行一次匹配。之后，运行一次测试预约，确认服务提供商能够在客户资料中看到所有五个答案，然后将此设置推广到所有服务提供商。

之后，每次诊疗前的登记时间将缩短至约30秒。建议与诊所负责人仔细商定表格布局：有些答案应填写在标准字段中，有些应填写在自定义字段中，而需要报告的分类答案则应填写在便于排序和筛选的字段中。最好保留一份简要的参考清单，说明每个问题对应哪个字段，这样既方便医护人员培训，也便于日后进行审核。

一些值得了解的情况

某些 Calendly 问题只有在之前有人回答过之后才会出现。如果某个问题没有被问到，则该字段将留空，您可以决定留空表示“未问过”还是在用户注册时需要回答。

多选题、复选框列表，会在客户个人资料中以清晰的已选选项列表形式呈现，并且可以排序和生成报告。

当回头客的回答发生变化时（例如，服用了新的药物），个人资料中的当前答案会更新，而之前的值会保留在预约记录中，这样，提供者就可以在不丢失历史记录的情况下看到当前情况。

这对您的诊所意味着什么

在这个假设的例子中，当客户信息录入系统后，医护人员每次接诊前准备的时间平均减少了约四分钟。每周60次咨询，医护人员每周就能节省大约四个小时的时间。然而，比节省时间更重要的是首次就诊体验：医护人员在客户进门前就已经了解了她的病史，客户也能感受到这一点。

这些数字仅供参考，但原理是可靠的。医护人员的准备时间是诊所里最宝贵的时间。入院时的问卷调查结果应该保存在患者记录中，随时可用，而不是等着从收件箱里翻出来。

想看看 CalendarConnect Mindbody 与 Calendly 的实际应用吗？ 查看 API 应用页面.