Mindbody 和 Zoom：每节课都可召开 Zoom 会议，无需手动设置

为什么课前准备工作会悄无声息地耗尽团队精力？

一家混合型瑜伽工作室每周大约开设35节线上课程。每节课都需要安排Zoom会议，包括合适的主持人、合适的时间、合适的课程名称，以及在课程开始前发送给已预订学员的加入链接。工作室经理每次都要花大约十分钟手动设置所有这些事项。这意味着每周近六个小时的行政工作，而且永无止境，最终却只得到了一个本应自动生成的会议。

它也很脆弱。经理在繁忙的周二上午缺席了一节课，讲师早上6:55登录后却发现没有课程，学员们只能干等着，而教室却根本不存在。这会导致退款纠纷，学员也会开始怀疑你的线上课程是否值得继续。

还有一种不易察觉的代价。如果会议列表是手动创建的，名称就会显得杂乱无章。这周叫“早上7点Vinyasa瑜伽”，下周就变成了“早上7点Vinyasa Flow瑜伽”。有些列表会包含教练的名字，有些则不会。客户会在收件箱里看到这种混乱、随意拼凑的模式，工作室也会因此显得不够专业，而这种不专业的形象会悄悄地影响客户留存率。

人工操作的实际成本是多少？

显而易见的成本是每周六小时。但隐性成本更大。

每一个手动操作步骤都可能导致疏忽。错过一次会议就意味着课程无法准时开始。如果课程改期没有同步到Zoom平台，学员就会点击错误的链接。临时更换讲师会导致邮件中出现错误的人名。这些小问题单独来看或许并不严重，但累积起来却会让线上课程显得不可靠，而这种不可靠正是学员停止预订的原因。

然后还有个谁都不喜欢的“时间陷阱”。你工作室的当地时间、会议时间以及每个客户阅读提醒的时间都必须一致，而且每年两次，因为要等到时钟调整。如果时间安排错了，客户就会连续两周提前一个小时收到提醒。

课程创建自己的会议后，其运作方式如下

当课程在 Mindbody 中安排好后，ZoomConnect 会自动创建 Zoom 会议。会议包含课程名称、主持人（讲师）以及正确的本地时间。如果课程被重新安排、取消或更换讲师，Zoom 会议也会自动随之更改。

分发方式相同。已预订的客户会按照您选择的时间收到加入链接：提前 24 小时、提前 1 小时或两者兼有。例如，早上 6:58 预订 7 点课程的客户会立即收到链接，取消课程后重新预订的客户也会立即收到链接。这些临时情况正是人工流程容易失效的地方，而在这里却能轻松应对。

链接邮件带有您的品牌标识，而不是像普通的 Zoom 邀请函，因此客户收件箱中收到的邮件看起来像是来自您的工作室。

录音和讲师互换事宜已处理

同样的治疗方法可以消除两种反复出现的头痛。

录制：许多工作室会录制虚拟课程，供无法参加直播的学员观看。ZoomConnect 可以在课程结束后抓取录像，将其附加到课程记录中，并通过电子邮件发送给错过直播的学员。这样，授课老师课后无需再操作 Zoom，学员也不会再收到“我错过了直播，请问可以给我录像吗？”之类的邮件。

教师轮换：当教师临时缺席，课程在 Mindbody 系统中被重新分配给代课教师时，ZoomConnect 会自动更新会议主持人的信息，并重新发送包含正确教师姓名的链接邮件。您无需提前在 Zoom 账户中设置代课教师。

设置

初始设置只需一次，非常简短：

1. 在 ZoomConnect 设置中连接 Mindbody 和 Zoom。向导会引导您完成设置。
2. 选择哪些课程类型会收到 Zoom 链接。混合式工作室只会标记其虚拟课程和混合式课程。
3. 设置一次提醒时间：提前 24 小时、提前 1 小时，以及对最后一小时内预订的人立即发送提醒。
4. 选择发件人地址和品牌标识，使加入邮件看起来像是您的工作室的邮件。
5. 决定课程取消时的处理方式：完全删除 Zoom 会议，或者保留取消状态以便留下记录。大多数工作室都会保留记录。
6. 决定是否录制课程：是否自动录制虚拟课程并将链接发送给错过直播课程的客户。

之后，工作室经理只需停止安排Zoom会议即可。每周35节课的学员都能收到会议通知、链接和提醒，而无需任何人操作Zoom。

这些数字可能是什么样子

举个例子说明：假设有一个单一地点的混合瑜伽工作室，拥有大约 220 名会员，每周开设 35 节虚拟课程。

• 工作室经理每周大约节省 5.5 小时，相当于整个准备阶段的时间。
• 如果课程开始时没有可用的 Zoom 链接，那么每月取消的课程数量就会从一两门骤降至零。
• 晚到预订的出席率有所上升，因为早上 6:58 预订的人会立即收到链接并实际到场。

几个月后，留存率开始显现。由于提醒邮件的持续性和品牌邮件的专业性，虚拟课程的缺席率下降。以前那些因为“没收到链接”而缺席的学员现在失去了这个借口。虚拟课程的参与率稳定在一个更集中、更可预测的范围内，这使得课程安排更加便捷，也让讲师们觉得他们的虚拟课程是值得的。这些数据仅供参考，并非真实客户的实际结果。

为什么这对你的工作室很重要

• 团队每周都用同样的方式手工完成的任何工作都应该考虑取消。每周六小时，一年就是三百小时。
• 最难的从来不是创建Zoom会议本身，而是整个流程：重新安排、取消、重新预订、临时预订以及时区变更。而所有这些流程的自动化，正是确保程序可靠性的关键所在。
• 品牌链接邮件并非虚荣之举。它们决定了邮件是会被客户信任还是被判定为垃圾邮件。

试试看

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