Mindbody et Zoom : Rappels de cours dans la langue et le fuseau horaire de chaque étudiant

Le coût caché des courriels de cours rédigés exclusivement en anglais

Un dojo de karaté international propose des cours virtuels à des élèves d'Amérique du Nord, d'Europe et d'Asie de l'Est. Les cours sont dispensés en anglais, mais les élèves souhaitent recevoir leurs courriels de rappel dans leur langue maternelle. Or, ces rappels sont envoyés uniquement en anglais, ce qui pose deux problèmes : les élèves japonais ne les reçoivent pas, car leur pays filtre les courriels en anglais de manière stricte ; les parents allemands qui inscrivent leurs enfants souhaitent recevoir les confirmations en allemand.

De plus, l'horaire est inadapté à la moitié des élèves. Un rappel envoyé à l'heure locale du dojo peut parvenir à un élève de Tokyo à 4 heures du matin, ce qui n'est absolument pas un rappel.

Il y a aussi un coût plus profond. Une communauté internationale exige un niveau d'exigence international. Envoyer des rappels uniquement en anglais à une étudiante japonaise ou coréenne sous-entend qu'elle est la bienvenue pour payer, mais pas vraiment intégrée à la communauté. Personne ne s'en plaint ouvertement, mais ce sentiment finit par éloigner les étudiants.

Le coût réel des rappels en anglais uniquement et envoyés au mauvais moment

Un rappel qu'un étudiant ne lit jamais est pire que l'absence de rappel, car vous pensez l'avoir prévenu alors qu'il pense le contraire. Ce manque de communication entraîne une absence non justifiée, une place vide, et avec le temps, un étudiant qui cesse discrètement de réserver.

Les solutions de contournement habituelles sont toutes deux insatisfaisantes. Choisir une seule langue agace tous ceux qui ne la parlent pas. Mettre en place un système de messagerie multilingue personnalisé coûte plus cher que les revenus internationaux générés. La plupart des studios envoient donc des e-mails en anglais à l'heure locale et absorbent les pertes de fréquentation, sans jamais vraiment expliquer les places vides à des adresses e-mail inutilisables.

Comment ça marche quand les rappels correspondent à l'élève

ZoomConnect envoie à chaque élève ses rappels de cours dans sa propre langue, à l'heure qui lui convient. Le parent allemand reçoit un rappel en allemand, l'élève de Tokyo en reçoit un en japonais et les élèves anglophones en reçoivent un en anglais. Un rappel programmé 24 heures avant le cours est envoyé 24 heures avant le début du cours, à l'heure locale de l'élève et non à celle du studio.

La traduction est réalisée avec soin. Les formulations identiques d'un cours à l'autre sont traduites une seule fois, par langue, et idéalement relues par un locuteur natif pour garantir un ton juste. Les détails variables – nom du cours, instructeur, horaire, lien d'inscription – sont intégrés automatiquement. Les intitulés précis, comme « Bases des katas de karaté », sont conservés tels quels, car leur traduction est souvent contre-productive.

La gestion de l'heure est intégrée. Les étudiants japonais reçoivent des rappels à l'heure du Japon, qui reste inchangée lors du passage à l'heure d'été. Les étudiants nord-américains et européens reçoivent des rappels adaptés à leurs propres changements d'heure, qui ont lieu à des dates différentes. Vous configurez la langue et le fuseau horaire de chaque étudiant une seule fois, et le système s'en charge automatiquement.

Mise en place

La configuration est simple :

1. Dans Mindbody, enregistrez la langue préférée de chaque élève. Un champ personnalisé convient parfaitement.
2. Dans ZoomConnect, configurez un modèle de rappel pour chaque langue enseignée dans votre dojo.
3. Choisissez le moment du rappel : 24 heures avant, une heure avant ou les deux, le tout à l’heure locale de l’étudiant.
4. Organisez un cours. Un cours programmé à 20h à Tokyo envoie aux étudiants japonais un rappel en japonais à l'heure locale correcte.
5. Chaque modèle est traduit une fois par un locuteur natif. La traduction automatique constitue une bonne première ébauche, mais une relecture par un locuteur natif permet d'obtenir le ton juste. La plupart des dojos procèdent ainsi langue par langue, au fur et à mesure que chaque groupe s'agrandit.
6. Analysez les taux d'ouverture par groupe linguistique. Les rapports de distribution détaillent les ouvertures par langue ; un groupe affichant des performances inférieures aux attentes indique que son modèle doit être revu.

Quelques détails techniques sont gérés automatiquement. Les langues s'écrivant de droite à gauche, comme l'arabe et l'hébreu, s'affichent correctement dans le courriel du destinataire. Les caractères japonais, coréens et chinois apparaissent sans problème, et vous pouvez vous envoyer des courriels de test pour vérifier leur affichage dans les applications de messagerie utilisées par vos élèves. Si vous le souhaitez, vous pouvez également ignorer les rappels lors des jours fériés importants dans le pays d'un élève, ou envoyer à la place un message de vœux.

À quoi pourraient ressembler les chiffres

Prenons un exemple illustratif : un dojo de karaté hypothétique comptant environ 380 élèves virtuels actifs répartis dans 11 pays.

• Le taux d'ouverture des e-mails de rappel passe d'une moyenne générale d'environ 38 % à environ 61 %.
• Le groupe japonais, où le filtrage de l'anglais est le plus strict, passe d'environ 22 % à environ 67 %, soit la plus forte augmentation de tous les groupes.
• Le taux d'absentéisme diminue d'environ 14 % à environ 7 %.
• Le taux de rétention des étudiants internationaux s'améliore sensiblement.

Au fil du temps, un effet de recommandation se crée. Les étudiants qui se sentent réellement considérés, dans leur langue et à leur propre rythme, recommandent des amis de leur pays d'origine. Chaque groupe devient ainsi un véritable réseau de recommandations. Le groupe allemand alimente le groupe allemand, le groupe japonais alimente le groupe japonais. Rien de tout cela ne se produit lorsque les e-mails semblent être une simple formalité. Ces chiffres sont donnés à titre indicatif et ne reflètent pas les résultats réels de nos clients.

Pourquoi c'est important pour votre studio

• Pour une équipe internationale, la maîtrise du langage utilisé dans les e-mails n'est pas une simple question de goût. C'est ce qui fait la différence entre une boîte de réception et un dossier de courriers indésirables.
• Seul un rappel envoyé à l'heure locale correcte fonctionne pour les étudiants situés dans un autre fuseau horaire. L'envoi d'un rappel à l'heure locale du studio est une estimation qui ne fonctionne pas pour la moitié des étudiants.
• Configurez-le une seule fois au niveau de l'intégration. Cette complexité ne devrait jamais impacter le quotidien de vos formateurs.

Essayez-le

Vous vous demandez comment cela fonctionne pour vos étudiants internationaux ? Consultez la page de l'application API.