DonorPerfectとKeapで四半期ごとの基金理事会報告書をより迅速に作成

奨学金基金の報告業務は、奨学金募金活動の中で最も手間のかかる作業であり、しかもそのほとんどに深い思考は必要とされない。開発担当者は四半期ごとに丸2日間を費やし、基金ごとの寄付総額を抽出し、別のシステムからのエンゲージメントデータと手作業で照合し、各奨学金ごとにシートを作成し、PDFファイルを委員長にメールで送信する。そして13週間後、彼らはまた同じ作業を繰り返すのだ。

理事会は、作業が大変であることを望んでいるわけではありません。必要なのは、数字が正確であることです。作業が大変な理由は単純です。あるシステムでは、人々がどの基金にいくら寄付したかを把握しており、別のシステムでは、人々が何を読み、何を開き、何に参加したかを把握しているからです。これら2つのデータを四半期ごとに手作業で統合することが、最大のボトルネックとなっています。

マニュアルクォーターの実際のコスト

熟練したスタッフの時間を年間4回、2日間ずつ費やすということは、年間16営業日をコピー＆ペースト作業に費やすことになります。これは、開発担当者が寄付者への電話連絡、関係構築のための訪問、あるいは実際に基金を拡大するための関係構築活動に費やすことができない時間です。

また、このシステムは脆弱でもあります。各報告書は手作業で作成されるため、数字の転記ミス、寄付の誤ったファイリング、前四半期の数字を今四半期のシートに貼り付けるといったミスが起こり得るのです。寄付金による奨学金には法的制限条項が含まれており、すべての報告書に正しく記載されなければなりません。制限条項を誤って記載した管理報告書は、予算上の問題ではなく、法令遵守上の問題であり、そのような行為はキャリアの終焉につながります。

タイミングの問題もある。基金運営委員会は四半期末近くに開催されることが多く、その時期は直近2週間の出来事が最も重要となる。例えば、主要な寄付者からの寄付、追悼寄付の約束、理事長による状況把握のための訪問などだ。先週のデータに基づいて作成された報告書では、基金の現状を正確に反映することはできない。

レポートを作成するためのより良い方法

CRMConnectはDonorPerfectとKeapを連携させることで、資金情報と寄付者エンゲージメントを同一の寄付者レコード上に統合し、それぞれが常に最新の状態に保たれるようにします。

すべての寄付には、その基金の指定、制限、目的が自動的に反映されます。各基金奨学金は、自由記述のメモではなく、選択可能な明確なカテゴリとして表示されます。寄付者別、基金別の寄付履歴は、Keapが既に追跡しているエンゲージメント情報（メールの開封、クリック、イベント参加など）のすぐ隣に表示されます。寄付者のストーリーの両面が1か所に集約されるため、これまで手作業で行っていた四半期ごとのデータ統合は既に完了しています。

あなたのチームにとってどのように機能するか

サミット・スカラーズ・ファンドを例に挙げてみましょう。これは大学付属の奨学金基金で、38の基金と5,200人の卒業生からの寄付者によって運営されています。以下に、その概要を分かりやすく説明します。

各奨学金には専用の保存ビューが作成されます。そのビューには、その基金へのすべての寄付者、生涯寄付額、最終寄付日、最新の寄付活動、最新のイベント参加状況などがすべて1つの画面に表示されます。奨学金に関する法的制限条項もビュー内に含まれているため、委員長は探し出すことなく必要な情報を確認できます。

別途作成された監視リストでは、各基金への主要な寄付者について、最後に連絡を取ってからどれくらいの期間が経過しているかを追跡しています。90日間連絡が途絶えた寄付者には、担当の開発担当者が対応を依頼するため、関係の悪化は四半期ごとの会合まで待たずに、数週間以内に把握できます。

報告日になると、開発担当者は保存済みのビューをそれぞれ開き、エクスポートして送信します。準備時間は16時間から3～4時間に短縮されます。

これがあなたの資金調達に意味すること

このアプローチを採用した後の、同様の奨学金基金における代表的な結果：

• 四半期報告書の作成にかかる時間は、約16時間から約4時間に短縮され、75％の削減となる。
• 委員会委員長らは、各奨学金報告書に金額だけでなく、活動内容に関する背景情報が初めて含まれるようになったため、満足度が高まったと報告している。
• 90日間の沈黙期間監視リストのおかげで、主要寄付者との関係が冷え込んでいる兆候は、四半期単位ではなく数週間単位で把握できるようになった。
• 制限事項に関する記述が説明文の中に埋もれるのではなく、一貫した形式で保存されるため、年次コンプライアンスレビューがより迅速になります。
• 開発担当者が作成する奨学金ごとの事例記事の質が向上するのは、寄付データとエンゲージメントデータがエクスポートされたフォルダではなく、1つの画面に並べて表示されるようになったためです。

正直に言って、注意すべき点があります。これは開発担当者の四半期ごとの評価をなくすものではありません。人間がデータを読み解き、説明文を作成する必要があるのです。なくなるのはスプレッドシートの仕組みであって、判断力ではありません。この制度によって職員の役割が置き換えられると期待していたファンドは失望しましたが、この制度によって担当者がより多くの寄付者との電話連絡に時間を割き、Excel作業の時間が減ると期待していたファンドは満足しました。

奨学金の受給者に対する責任とプライバシー保護は、十分に注意を払うべき問題です。奨学金受給者は、寄付者とは異なるプライバシーに関する期待を持っています。報告書に掲載される受給者の情報は、常にオプトイン方式で提供され、受給者はいつでも撤回できる権利を持つべきです。多くの大学は、寄付者や選考委員と共有できる情報について具体的な方針を定めており、受給者データは、そうした方針で認められている場合を除き、選考委員が閲覧できる情報には原則として掲載すべきではありません。

人間らしさを保つために

レポートを完全に自動化したくなる誘惑に駆られるかもしれませんが、それに抵抗してください。数値、エンゲージメントの概要、奨学金ごとのビュー、ウォッチリストは自動化しましょう。しかし、ある奨学金がなぜ期待以上の成果を上げ、別の奨学金がなぜ資金不足なのかを説明する解説部分は、開発担当者に任せましょう。理事長は、レポートを開いて最初の30秒で、文脈のあるデータと文脈のないデータの違いを判断できます。

寄付者への支援に関する推奨事項も、人間味のあるものにしましょう。90日間連絡がない寄付者リストは、あくまでも警告であり、決定ではありません。連絡がない大口寄付者への適切な次のステップは、報告書では把握できない要素（最近の死別、既知のライフイベント、以前に話し合ったタイミングの希望など）によって異なります。その判断を下すのは、ダッシュボードではなく、開発担当者です。

CRMConnect DonorPerfectとKeapの連携動作をご覧になりたいですか？

APIアプリのページを見る.