MindbodyとCalendly：フロントデスクの清掃なしでルート紹介予約が可能

あるデイ・スパでは、紹介予約の受付にCalendlyを利用しています。このスパでは3つのプロバイダーを通じて14種類のサービスを提供しており、各サービスにはそれぞれ所要時間、料金、部屋、プロバイダーが設定されています。紹介元（多くの場合、地元の別の事業者）に、適切なプロバイダー、部屋、所要時間を代わりに選んでもらうよう依頼するのは現実的ではありません。

そのため、現在スパでは「紹介予約」という汎用的なCalendlyリンクを1つだけ運用しており、フロントデスクがすべてのリンクを手作業で転送している。これではオンライン予約のメリットが全くなくなってしまう。

紹介パートナーにとっても、これは重要な問題です。あなたのスパに患者を紹介してくれる地元の医師の診療所は、スムーズな引き継ぎを望んでいます。患者はクリックして予約し、来店するだけで済むはずです。受付の都合で予約が変更になった場合、医師の診療所はそのことを耳にします。こうしたスムーズでない引き継ぎが続けば、医師は紹介をやめてしまうでしょう。

手作業による清掃にかかる費用

紹介予約を一つ一つ手作業で再処理するのは、時間がかかるだけでなく、非常にリスクが高い。受付担当者は、一般的な予約内容を解釈し、適切なサービスと担当者を特定し、空き状況を確認し、予約を再入力する必要がある。しかも、患者が受け取った元の予約確認書の内容は既に間違っている。あらゆる段階で、患者が気づくようなミスが発生する可能性があるのだ。

さらに、その裏には予約状況の問題も潜んでいます。汎用的な予約リンクでは、14種類のサービスすべてに対応できる時間帯を表示しなければなりません。しかし、この最小公倍数的な予約状況は、ほとんどのサービスにとって適切ではありません。例えば、90分のマッサージしか空いていない時間帯に、30分のフェイシャルを予約することはできません。そのため、汎用的な予約システムでは、特定のセラピストの予約が過剰になるか、実際の空き状況を隠してしまうかのどちらかになります。いずれにしても、予約機会を失い、フロントデスクは後片付けにその費用を負担することになります。

仕組みはこうだ

CalendarConnectは、紹介者がCalendlyフォームで選択したサービスを読み取り、その結果得られた予約をMindbody内の適切なサービス、担当者、場所、および所要時間に自動的にルーティングします。また、そのサービスに対応可能な担当者の中から、利用可能な担当者を選択します。さらに、紹介、直接予約、パッケージ予約など、異なる予約フローを実行している場合は、それぞれ独自のロジックでルーティングできます。

空き状況も正しく表示されます。紹介者がサービスを選択すると、フォームには、そのサービスについて、対象となるプロバイダーがその場所で実際に予約可能な時間帯が表示されます。実際よりも少ない情報しか表示されないことはありません。これにより、過剰予約をすることなく、サービス提供能力を最大限にアピールできます。

部屋と設備は尊重されます。レーザー治療にはレーザー治療室が必要で、マッサージにはマッサージ室が必要です。Mindbodyのシステムはどのサービスにどの部屋が必要かを既に把握しており、CalendarConnectはその情報を尊重するため、システムがマニキュアステーションにレーザー治療を割り当てようとして、フロントデスクが予約の部屋を変更する必要は一切ありません。

設定した内容

簡単に言うと、仕組みはこうです。Calendlyの予約リンクを1つ用意し、そこに14種類のサービスを表示するシンプルなサービス選択ドロップダウンメニューと、複数の拠点がある場合は場所選択メニューを追加します。内部的には、ドロップダウンメニューの各オプションが、対応するMindbodyサービス、プロバイダープール、部屋、および所要時間と一度ずつ照合されます。

その後は、作業は目に見えません。紹介パートナーはリンクを1つ共有するだけです。患者は希望するサービスを選択し、実際の空き状況を確認して予約します。予約は、受付での再割り当てなしに、正しく完全な予約情報としてMindbodyに登録されます。チームは、どのドロップダウンオプションがどのサービスに対応しているかを示す簡単な参照シートを用意しておくことができますが、それを使う機会はほとんどありません。

また、ご希望のサービスに空き時間がないという稀なケースが発生した場合の対応も設定できます。フォームでは、次の空き時間を提案したり、代替のサービス提供者を紹介したり、あるいは通常の受付に戻したりすることができます。スパの運営スタイルに合った対応を選択してください。

知っておくべきいくつかの状況

紹介者が、例えば古いパッケージなど、既に提供していないサービスを選択した場合でも、古いオプションを代替サービスにマッピングすることで、過去の紹介リンクが引き続き機能し、古いオプションは独自のスケジュールで廃止することができます。

また、施術者の選定方法も自由に選択できます。チーム全体で順番に担当させる、忙しい順に負荷分散させる、あるいは新規顧客へのカウンセリングは経験豊富な施術者から優先するなど、スパの運営スタイルに合わせて自由に設定できます。

また、マニキュアとペディキュアを組み合わせたようなコンボサービスは、適切な施術者による連続した施術と適切な所要時間で、2つの予約を連続して行うための1つの予約オプションとして利用できます。

これはあなたのスパにとって何を意味するのか

架空の例を挙げてみましょう。3人の施術者と14種類のサービスを提供する、1店舗のみのデイ・スパで、週に約25件の紹介予約があるとします。このルーティングシステムを導入すると、フロントデスクでの予約振り分けにかかる時間が週約3時間からゼロに短縮されます。紹介された顧客が翌日に再予約されるのではなく、初回で適切なサービスを予約できるため、紹介による成約率もわずかに向上します。

より大きな効果は、紹介プログラムそのものに現れます。紹介パートナーは、患者がスムーズな体験を得られることに満足し、既存のパートナーからの紹介が増えます。また、紹介された患者が確実に来院し、予約を取り、来院し、そして最終的に治療を開始するようになるため、紹介マーケティングの経済性がようやく意味を持ち始め、投資する価値のあるチャネルとなるのです。

CalendarConnect MindbodyとCalendlyの連携動作をご覧になりたいですか？ APIアプリのページを見る.