MindbodyとCalendly：リアルタイム予約同期でフロントデスクの慌ただしさを解消

あるメディカルスパでは、ウェブサイトチームが予約ウィジェットを気に入っているため、新規顧客とのカウンセリングにCalendlyを使用しています。実際の予約情報はMindbodyに保存され、施術者はそこでスケジュール、施術室、施術時間などを確認できます。引き継ぎは手動で行われ、受付担当者がCalendlyの通知を確認し、各予約をMindbodyに再入力しています。

結果は予想通りです。受付が対応する前に、2人のクライアントがCalendlyで同じ時間帯を予約してしまい、ダブルブッキングが発生します。施術者は、自分が知らなかった予約に驚かされます。Calendlyでの当日キャンセルがMindbodyに届くまでに何時間もかかり、本来なら埋まっていたはずの部屋が空室のままになります。

顧客にとっての問題もあります。Calendlyは独自の確認メールを送信し、Mindbodyも独自の確認メールを送信します。そのため、顧客は1つの予約に対して2つの確認メールを受け取ることになり、受付担当者が後から内容を編集した場合、内容が矛盾することもあります。顧客はどちらが正しいメールなのか分からなくなり、中には間違った時間に来てしまう人もいます。

手動引き継ぎにかかるコスト

予約情報をシステムごとに手入力するのは時間がかかるだけでなく、信頼性にも欠け、結果として金銭的な損失や顧客からの信頼失墜につながります。二重予約が発生するたびに謝罪の電話をしなければならず、顧客を失うことも少なくありません。予約がキャンセルされると、サービス提供者はスケジュールに対する信頼を失います。キャンセルが判明するまでに何時間もかかる場合、その分空室が増え、再予約できたはずの部屋が無駄になります。さらに、重複した矛盾する確認メールが届くと、まだ到着していない顧客に対しても、組織がずさんな印象を与えてしまいます。

最も問題となるのは、予約変更時です。クライアントがCalendlyで予約を変更すると、以前の予約はキャンセルされ、新しい予約が作成されます。これらが無関係な変更として処理されると、Mindbody側ではキャンセル後に全く新しい予約が作成され、元の予約とのリンクが切れてしまいます。メモ、問診の回答、履歴などは引き継がれません。施術者は、背景情報のない予約しか見ることができません。

仕組みはこうだ

CalendarConnectは、両者の関係性を正しい形へと変革します。Calendlyは一般向けの予約体験を提供し、Mindbodyは記録となるスケジュールを管理します。Calendlyで予約されたすべての予約は、サービス、担当者、場所、所要時間など、必要な情報が揃ったMindbodyの予約へと数秒で変換されます。受付窓口は単なる再入室場所ではなく、本来の受付業務へと戻ります。

予約変更は、1つの変更として扱われます。クライアントが予約を変更すると、元のMindbodyの予約情報が新しい時間、新しい施術時間、または新しい担当者で更新されます。履歴はそのまま保持され、問診票の回答もそのまま残ります。担当者は、キャンセルと謎の新規予約が混在するような記録ではなく、1つの記録を作成します。

キャンセルはリアルタイムで処理されます。キャンセルされた枠はMindbody上で数秒以内に空きとなり、その日の早い時間帯に再予約できます。キャンセルポリシーも尊重されます。直前キャンセルや無断キャンセルはフラグが立てられ、料金を適用できます。また、24時間以内に再予約したクライアントは、当初の予約意図と照合されます。1回の予約であれば、これらのことは問題になりません。しかし、週に80回も予約があると、非常に大きな意味を持ちます。

設定した内容

設定は簡単です。CalendlyとMindbodyを接続し、Calendlyの各予約タイプを対応するMindbodyのサービス、プロバイダープール、および場所に紐付け、予約の即時同期を有効にして新規予約が数秒以内に反映されるようにし、さらに変更とキャンセルの同期を有効にして重複のない変更を実現します。その後は、受付担当者はCalendlyタブを閉じて、Mindbodyを単一のスケジュールとして扱うことができます。

設定を正しく行うべき項目が2つあります。まず、Calendlyからの確認メールを減らすか、無効にして、クライアントが受け取るメールがMindbodyからの確認メールのみになるようにします。これにより、確認メールが重複して届く問題を解消できます。次に、プロバイダーのバッファ時間（予約間の準備時間）がMindbodyで設定され、Calendlyフォームでもその設定が反映されていることを確認します。これにより、どちらのシステムもプロバイダーの予約を過剰に受け付けることがなくなります。

知っておくべきいくつかの状況

担当者は日中、頻繁に予約可能時間を変更することがあります。担当者が勤務時間を延長したり、午後を休みにしたりすると、Calendlyのフォームに即座に反映されるため、クライアントは担当者が予約できない時間帯を予約することはできません。

担当者が急に病欠を申し出た場合、Mindbody上でその担当者を欠席扱いとし、Calendly経由で予約されていた当日の予定は、指定したメッセージとともにキャンセルされます。ポリシーで認められている場合、空いた予約枠は代わりの担当者が予約できるようになります。

定期的な予約、例えば毎週のフェイシャルなどは、Mindbodyで直接設定するのが最適です。Calendlyは、初回予約や単発の予約に適したツールです。それぞれのツールを最適な用途で活用することで、スムーズな予約体験を実現できます。

これはあなたのスパにとって何を意味するのか

架空の例を挙げてみましょう。5人の施術者がいる1つの拠点のメディカルスパで、Calendlyを通じて週に約80件のカウンセリングが行われています。リアルタイム同期を導入したところ、ダブルブッキングは週に約4件からゼロに減少しました。予約の再入力に費やす受付時間は週に約6時間削減されました。当日キャンセルは数時間ではなく数秒で再予約可能な枠が確保されるため、空室が埋まるようになりました。

オーナーが実感できるほど、プロバイダーの満足度が向上します。プロバイダーは、突然の予約について不満を言うことがなくなります。朝に見るスケジュールが、実際に担当するスケジュールになります。新しいプロバイダーは、Mindbodyの使い方を学ぶだけで済むため、すぐに業務に慣れます。Mindbodyに加えて、シフト前に通知受信トレイを確認する習慣を身につける必要はありません。業務全体が簡素化され、簡素化された業務は成長しやすくなります。

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