MindbodyとZoom：すべてのクラスでZoomミーティング、手動設定不要

授業前の慌ただしい準備が、なぜ静かにチームを疲弊させるのか

ハイブリッドヨガスタジオでは、週におよそ35のオンラインクラスを開講しています。それぞれのクラスには、適切なホスト、適切な時間、適切なクラス名、そして予約済みの顧客にクラス開始前に送信される参加リンクを含むZoomミーティングが必要です。スタジオマネージャーは、これらの設定をすべて手作業で行うのに、1クラスあたり約10分を費やしています。つまり、毎週6時間近くもの事務作業に時間を費やしているにもかかわらず、本来自動的に作成されるはずのミーティングが作成されるだけで、何の成果も得られないのです。

また、このシステムは脆弱でもあります。忙しい火曜日の朝にマネージャーが授業を欠席したり、講師が午前6時55分にログインしてもミーティングが始まっていなかったり、クライアントが存在しない部屋を待たされたりすれば、返金の手続きが必要になり、クライアントはオンラインプログラムを継続する価値があるのかどうか疑問に思うでしょう。

目に見えないコストも存在します。ミーティングを手動で作成すると、名前が統一されなくなります。ある週は「午前7時のヴィンヤサ」、次の週は「午前7時のヴィンヤサフロー」といった具合です。インストラクターの名前が付いているものもあれば、付いていないものもあります。クライアントは受信トレイに雑然とした、即興的なパターンを目にすることになり、スタジオの運営が雑然としているという印象が、じわじわと顧客の定着率を低下させていきます。

手作業による処理の実際のコスト

目に見えるコストは週6時間だが、隠れたコストはもっと大きい。

手作業による手順はすべて、何かを忘れる可能性を秘めています。ミーティングを欠席すれば、授業は時間通りに開始できません。Zoomにリスケジュールが反映されなければ、クライアントは間違ったリンクにアクセスしてしまいます。直前の講師変更は、間違った担当者宛てのメールを送ることにつながります。これらはどれも単独では大した問題ではありませんが、積み重なるとオンラインプログラムの信頼性が損なわれ、その信頼性の低さこそがクライアントの予約停止につながるのです。

そして、誰もが避けたいタイミングの落とし穴があります。スタジオの現地時間、ミーティングの時間、そして各クライアントがリマインダーを確認する時間、これらすべてを一致させる必要があり、しかもサマータイムの切り替えで年に2回時間が変更されます。これを間違えると、クライアントは2週間連続で1時間早くリマインダーを受け取ることになります。

仕組み：クラスが独自のミーティングを作成した後

ZoomConnectは、Mindbodyでクラスがスケジュールされた瞬間に、Zoomミーティングを自動的に作成します。ミーティングには、クラス名、ホストとなる講師、および正しい現地時間が設定されます。クラスのスケジュール変更、キャンセル、または講師の変更があった場合でも、Zoomミーティングは自動的にそれに合わせて変更されます。

配信方法も同様です。予約済みのクライアントには、選択したスケジュール（24時間前、1時間前、またはその両方）で参加リンクが送信されます。午前7時のクラスに午前6時58分に予約したクライアントも、キャンセル後に再予約したクライアントも、すぐにリンクを受け取ることができます。こうした直前の予約は、手作業では対応しきれない部分ですが、このシステムなら問題なく機能します。

リンク付きメールには一般的なZoom招待状のような見た目ではなく、あなたのブランドロゴが入るので、クライアントの受信トレイに届くメールはあなたのスタジオから送られてきたように見えます。

録画と講師交代に対応

同じ方法で、繰り返し悩まされていた2種類の頭痛が解消した。

録画：多くのスタジオでは、ライブ授業に参加できなかった顧客のために、オンライン授業を録画しています。ZoomConnectは授業終了後に録画を取得し、授業記録に添付して、ライブ授業に参加できなかった顧客にメールで送信できます。講師は授業後にZoomを操作する必要がなくなり、「参加できなかったので録画をください」というメールも届かなくなります。

講師交代：講師が欠席し、Mindbodyでクラスが代講講師に割り当てられると、ZoomConnectはミーティングホストを更新し、正しい講師名が記載されたリンクメールを再送信します。代講講師は事前にZoomアカウントに登録しておく必要はありません。

セットアップ

使い始めるには、短時間で一度だけ設定を行う必要があります。

1. ZoomConnectの設定で、MindbodyとZoomを接続してください。ウィザードが手順を案内します。
2. どのクラスタイプにZoomリンクを送信するかを選択してください。ハイブリッドスタジオの場合は、バーチャルクラスとハイブリッドクラスのみが表示されます。
3. リマインダーの送信タイミングは一度設定してください。24時間前、1時間前、そして予約締め切り1時間以内に予約した人への即時送信が可能です。
4. 送信元アドレスとブランドイメージを選択することで、参加申し込みメールがあなたのスタジオの雰囲気を反映するようにできます。
5. 授業がキャンセルされた場合の対応を決めましょう。Zoomミーティングを完全に削除するか、記録を残すためにキャンセル状態のままにしておくかです。ほとんどのスタジオでは記録を残しています。
6. 録画について決定する：オンライン授業を自動的に録画し、ライブセッションに参加できなかった顧客にリンクを送信するかどうか。

その後、スタジオマネージャーはZoomミーティングのスケジュール設定を単純に停止します。週35のクラスは、誰もZoomに触れることなく、ミーティングの予定、リンク、リマインダーを受け取ることができます。

数字はどのようなものになるか

具体例を考えてみましょう。仮に、会員数約220名で、週に35回のオンラインクラスを開講している、単一拠点型のハイブリッドヨガスタジオがあるとします。

• スタジオマネージャーは週におよそ5.5時間、つまり準備時間全体を節約できる。
• Zoomのリンクが正常に機能しないために開始される授業は、月に1、2回からゼロにまで減少する。
• 直前予約の参加者数は増加する。なぜなら、午前6時58分に予約した人はすぐにリンクを受け取り、実際に参加するからだ。

数か月後、定着効果が現れます。リマインダーが継続的に送られ、ブランドメールがプロフェッショナルな印象を与えるため、オンラインレッスンの無断欠席率は低下します。「リンクが届かなかった」という理由で欠席していた顧客も、その言い訳は通用しなくなります。オンラインレッスンの満席率はより安定した予測可能な範囲に収まり、スケジュール管理が容易になるだけでなく、講師もオンラインレッスンに労力を費やす価値があると実感できるようになります。これらの数値はあくまで例示であり、実際の顧客の結果ではありません。

なぜこれがあなたのスタジオにとって重要なのか

• チームが毎週同じ方法で手作業で行っていることは、すべて削減対象です。週6時間ということは、年間300時間にもなります。
• 大変だったのは、Zoomミーティングを一つ作成することではなく、その後のライフサイクル、つまりスケジュール変更、キャンセル、再予約、直前予約、時間変更などでした。これらすべてを自動化することで、プログラムの信頼性が高まります。
• ブランドロゴ入りのリンクメールは、見栄えを良くするためのものではありません。それは、顧客が信頼するメールと、迷惑メールフォルダに振り分けられるメールとの違いを生み出すものなのです。

試してみて

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