MindbodyとZoom：出席状況を自動で記録するバーチャルクラス

ハイブリッド出席追跡が中断される理由

ハイブリッド型のピラティススタジオでは、スタジオに来場する顧客とZoomで参加する顧客を混ぜてクラスを開講しています。インストラクターはMindbody iPadでスタジオに来場する顧客の出席を確認します。Zoomで参加する顧客はミーティングに参加し、クラスを受講して退出するだけで、Mindbody上で出席記録が残されません。その結果、出席状況の報告が不正確になり、パックの訪問回数がカウントされず、オンラインクラスを4回受講した顧客のパックには、1か月後も10回分の訪問回数が記録されたままになっています。

オーナーは通常、月末になって初めてその事実を知り、ZoomのログとMindbodyの予約データを照合して、何十件もの出席記録を遡って入力しなければなりません。これは何時間もかかる面倒な作業であり、本来なら既に回収できているはずの収益が何週間も未回収のままになっていることを意味します。

このギャップはマーケティングにも悪影響を及ぼします。オンライン講座に4回参加したにもかかわらず、出席記録がゼロになっている顧客は、自動送信メールからは解約寸前の会員とみなされてしまいます。そのため、システムはこれまでずっと忠実に受講してきた顧客に対して、再獲得キャンペーンを配信してしまうのです。顧客は混乱し、無関係なメールを受け取る会員は、いずれすべてのメールを無視するようになるでしょう。

出席率の格差が実際にどれだけのコストを生むのか

明らかな損失は、収益の損失です。パック料金が減らないオンライン授業は、実質的に顧客が無料で受講した授業であり、1か月間のハイブリッド授業では、それが積み重なって実際のお金の損失となります。

見過ごされがちなコストは、双方の信頼関係の喪失です。報告書が現実を反映しなくなるため、どのクラスをスケジュールに残すべきか、自信を持って判断できなくなります。また、会員は残りの利用回数が自分の記憶と一致しないことに気づき、簡単な受付での確認が気まずい交渉に発展してしまいます。出席データの不備は、単なる整理整頓の問題ではありません。収益の問題であり、人間関係の問題でもあるのです。

仕組み 点呼は自動的に実行されます

ZoomConnectは、予約したすべてのクライアントに、それぞれのMindbody予約に紐づいた固有の参加リンクを提供します。クライアントがクラスに参加すると、システムはリンクによってそのクライアントを特定できるため、誰が参加したかを正確に把握できます。クラス終了後、ZoomConnectはMindbody上でそのクライアントの出席を自動的に記録し、パックのカウントダウンを開始します。この一連のプロセスは、インストラクターの手間をかけずに、毎回自動的に完了します。

各リンクは1人につき1つなので、システムによって、あるクライアントが自分のリンクを友人に渡すことも防げます。リンクは一度に1つのデバイスでのみ機能します。例えば、あるクライアントがスマートフォンから参加し、別の人がノートパソコンで同じリンクを試した場合、2回目のアクセスは拒否されます。講師が管理する必要なく、オンライン授業の収益は保護されます。

遅刻者の対応は、講師のその場での判断ではなく、あなたが設定したルールに基づいて行われます。60分間のクラスで12分後に参加した生徒は、おそらく出席とみなされるでしょう。最後の5分に参加した生徒は、出席とはみなされないでしょう。クラスの種類ごとに一度ルールを設定すれば、すべてのクラスに一貫して適用されます。

キャンセル処理も適切に行われます。レッスンの直前にクライアントがキャンセルした場合、そのクライアントのリンクは無効になり、キャンセル待ちリストに登録されているクライアントに新しいリンクが割り当てられます。出席確認は、予約者ではなく実際に参加した人と照合されるため、ほとんどの照合作業における問題を防ぐことができます。

セットアップ

セットアップは簡単です。

1. ZoomConnectでユニークリンク機能を有効にしてください。デフォルトでは、各リンクは1つのデバイスでのみ機能します。
2. 通常通りハイブリッドクラスを実施します。スタジオ参加のお客様はiPadでチェックインしてください。オンライン参加のお客様は、リマインダーメールに記載されているリンクをクリックしてください。
3. 授業終了後、ZoomConnectはMindbody上でオンライン参加者全員を出席者としてマークし、それぞれのパックのカウントダウンを開始します。
4. クラスの種類ごとに出席率の基準を設定してください。デフォルトでは、最初の20分以内に参加し、15分以上滞在したクライアントを出席とみなします。30分の短期集中クラスではより厳格な基準を、90分のワークショップではより緩やかな基準を設定すると良いでしょう。
5. 最初の週の報告書を、あなたが記録した手書きの記録と照らし合わせて確認し、必要に応じて閾値を調整してください。

その後は、月末報告書は単に現実と一致するだけとなる。なぜなら、これまでずっと現実と一致してきたからだ。

いくつかの実例

接続が切断された場合：クライアントのWi-Fi接続が切断され、その後スマートフォンから再接続した場合。システムはそれを同一人物として認識し、出席記録を1回だけカウントするため、出席記録が失われたり、二重にカウントされたりすることはありません。

家族での共同視聴：1つの有料予約で2人が視聴した場合、視聴記録は料金を支払ったクライアントに記録されます。少額の追加料金で家族同士の共同視聴を許可したい場合は、設定で対応可能です。

直前キャンセル：キャンセル不可期間内に行われたキャンセルは、無断キャンセルや出席ではなく、直前キャンセルとして記録されるため、レポートや直前キャンセル料は正確に反映されます。

数字はどのようなものになるか

具体例を考えてみましょう。週に22回の混合クラスを開講している架空のハイブリッド型ピラティススタジオがあり、参加者の約40％がオンラインで参加しているとします。

• オンラインでの参加率は約78％から約99％に上昇した。
• 回収されたパック収益（訪問はあったもののカウントされなかった訪問）は、最初の月は約1,400ドルとなり、その後は漏洩ゼロで推移する。
• 月末の勤怠調整にかかるオーナーの作業時間はゼロになる。

会員体験の向上という点で、特筆すべきメリットがあります。スタジオの記録が会員の記憶と一致するため、会員は自分の来店回数が正しくカウントされていると確信できます。「あと何回来店できますか？」という質問は、もはや交渉ではなく、簡単な確認になります。なお、これらの数値はあくまで例示であり、実際の顧客の結果ではありません。

これがあなたの収益にとって重要な理由

• 収益が減少しないパックからの収益漏れは、調べない限り気づかない。ほとんどのハイブリッドスタジオは収益漏れを抱えているが、その額を把握していない。
• 1つのリンクにつき1台のデバイスという制限は、会員を罰するためのものではありません。これは、オンライン授業がもたらすはずの収益を守るための基本的なルールです。
• 正確な出席データは、正確なマーケティングにつながります。記録が現実を反映していれば、再活性化メールは適切な人に届き、会員はあなたのメッセージを信頼し続けるでしょう。

試してみて

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