ClinikoとHubSpot：スポーツ医学クリニックが信頼できる収益予測

成長を続けるクリニックでは必ず、月曜朝の予測スプレッドシートがツールとしての役割を終え、負債と化す瞬間が訪れる。オーナーや財務責任者はそれを手作業で再構築する。医師たちはその内容と足並みが揃わない。経営陣は正しい数字が4日も前のものだからと、間違った数字について議論する。意思決定は直感に頼るようになる。

具体例を挙げてみましょう。ノースポイント・スポーツ・メディシンは、8人の医師が在籍し、年間売上高が約240万ドルの架空の大規模クリニックです。請求処理はClinikoで行われ、予測とダッシュボードはHubSpotで管理されています。毎週月曜日、財務責任者は両方のデータをエクスポートし、スプレッドシートに統合して30/60/90日予測を作成し、関係者にメールで送信します。ところが、水曜日には数字が間違っており、金曜日には誰も信用しなくなってしまいます。

通常の解決策が効果がない理由

このような状況における一般的なアドバイスは、ClinikoとHubSpotの間に会計ソフト（XeroやQuickBooksなど）を挿入し、その上に予測システムを構築することです。これは税務処理には有効ですが、事業運営には適していません。なぜなら、会計システムは既に請求済みまたは回収済みの金額を記録するものであり、カレンダー上の予定を記録するものではないからです。収益が会計システムに入力される頃には、それに対して何らかの対策を講じる機会は既に失われているのです。

もう一つの一般的なアプローチは、Clinikoのデータから構築された別のレポートダッシュボードを使用することです。これだと経営陣は見栄えの良いグラフを見ることができますが、具体的な行動に移すことはできません。HubSpotは、患者の活動、マーケティング、パイプラインといった実際のデータが集約されている場所です。予測を別のシステムに分割してしまうと、誰も完全に信頼できない2組の数値が生まれるだけです。

ClinikoとHubSpotが連携を保つことでどのように機能するか

CRMConnect Cliniko to HubSpotは、予約と請求書を2つの独立したデータストリームとしてHubSpotと自動的に同期させます。予約は先行指標であり、カレンダー上の収益を示します。請求書は確定収益であり、請求済み、支払い済み、または償却済みの金額を示します。この2つを組み合わせることで、誰かがスプレッドシートを開くたびではなく、Clinikoで何らかの変更があった際に更新される、真の30/60/90予測が得られます。

それによって得られるものは以下のとおりです。

• Clinikoの請求書はすべてHubSpotに表示され、発行日、ステータス、正味金額、税金、合計金額、割引額、患者情報などが記載されるため、確定済みの収益は常に最新の状態に保たれます。
• Clinikoでは、すべての予約に日付、担当医師、クリニックの場所、種類、予想金額が表示されるため、カレンダー上で予約による収益の推移を確認できます。
• 各患者の治療計画の詳細（セッションの制限や残りの利用可能数など）も表示されるため、保険プランの期限が近づいている患者が予測に二重に計上されるのを防ぐことができます。

そこから、30/60/90予測は、その期間に既に支払われた収益、その期間に請求済みで保留中の収益、そして過去の来院から請求までの率で調整されたその期間の予約件数の3つの合計になります。これを医師別、サービスライン別、初回診察、フォローアップ、治療ブロック、パッケージ訪問などに分けて分析し、予測値に対する週ごとの推移を確認できます。また、各患者の記録には患者を呼び込んだキャンペーンが記録されているため、最終的に真のマーケティング投資対効果レポート（広告費と請求収益）を作成できます。

数字は概ねどのような形になるか

ノースポイントのようなクリニックでは、予約や請求書が実際に処理されるようになると、予測精度がスプレッドシートのベースラインである75～80％から90％台前半に向上するのが一般的です。これらの数値はあくまで一例ですが、この傾向は変わりません。

正確さよりも重要なのはタイミングです。予測は週を通して更新されるため、経営陣は先週月曜日の数字について議論するのをやめ、木曜日の朝から行動を開始できます。財務責任者は、以前は手作業で再構築に費やしていた週4～6時間を節約できます。そして、マーケティングの成果に関する議論では、フォームへの入力数ではなく、請求収益が指標として使用されるようになります。

重複計上なしの定期ケアパッケージ

スポーツ医学では、複数回の治療セッションを含むパッケージが数多く販売されています。例えば、6回分の治療セッション、12週間の競技復帰プログラム、術後リハビリテーションなどです。HubSpotでは、各患者の治療計画の詳細（セッションの制限や残りの空き状況など）が確認できるため、パッケージの収益は実際に請求された時点（通常は前払い）で計上され、既に支払われたセッションの収益を予測する必要がなくなります。治療計画が明確に把握できない場合、パッケージの患者は、販売時と予約されたセッションごとに二重に計上されてしまう傾向があります。

これがあなたの診療にとって重要な理由

信頼できる予測とは、2つの要素を組み合わせたものです。先行指標としての予約件数と、確定収益としての請求書、そして各患者のケアプランの実施状況という、3つの要素すべてが揃ったものです。ダッシュボードの作成にこだわる前に、まずはこの3つの要素すべてが円滑に機能するようにすることが重要です。

スプレッドシートの処理が遅いのは、スプレッドシート自体が悪いからではありません。更新作業に人手が必要なためです。更新作業をシステム統合に組み込めば、月曜日の面倒な作業は不要になります。また、マーケティング効果に関する議論が本格的になるのは、測定基準がフォーム入力数ではなく、請求収益になった時だけです。

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